El proceso de recepción de facturas en papel ha sido tradicionalmente un sistema complejo, que requiere de innumerables labores y una importante carga de trabajo que genera ineficiencias y retrasos.

Un proceso con algunas ineficiencias

Si analizamos el proceso desde la recepción de la factura hasta el pago descubrimos que hay tareas que pudiendo automatizarse, son asumidas por la empresa cómo manuales, aumentando los costes e ineficiencias asociadas a esta.

¿Cómo podemos mejorar el proceso de recepción, tramitación y pago de las facturas?

El primer paso es ser consciente de las ineficiencias para luego abordar el proyecto con decisión. En la medida en que podamos mejorar ese proceso, evolucionaremos hacia una gestión más automática y eficiente, donde las horas dedicadas al tratamiento de esas facturas se aprovechen para tareas más cualificadas y productivas donde tener constancia en todo momento de los pagos a realizar, permitiendo mejorar nuestra liquidez.

Para ello hemos hablado con empresas de diferentes sectores, con un problema común, su proceso de recepción de facturas no era el que deseaban y se propusieron mejorarlo. Analizamos uno a uno las posibles soluciones.

Recepción unificada y depurada Se reciben desde diferentes canales (postal, email...) y en diferentes formatos. La centralización de la recepción debe ir acompañada en la apuesta por un formato que automatice e integre todo en tu sistema de gestión.

“Los proveedores enviaban las facturas tanto al punto de registro de las mismas, como a otros Departamentos de la empresa, incrementando el riesgo de pérdida y duplicidad de facturas, eliminadas manualmente a posteriori. El riesgo de extravío de factura ha desaparecido y el de duplicidad se ha solventado con chequeos implementados en el sistema.”  

Edurne Hualde Process Controller Siemens Gamesa R.E

Facturas identificadas y cotejadas automáticamente El número de pedido o de albarán son elementos que permiten identificar automáticamente la factura y así, sin ninguna intervención humana se podría rechazar aquellas que no cumplen con su proceso. De esta manera, aproximadamente el 80% de las facturas recibidas pasan directamente a contabilizarse, sin necesidad de que nadie las chequee porque el sistema ya realiza este trabajo.

"Ahora las facturas electrónicas van identificadas al departamento y persona que corresponde. La e-factura incluye el pedido o albarán, así podemos cotejar de forma automática”  

Mónica Mongay Programadora Informática en BonArea Corporación

Discrepancias y aprobaciones a través de flujos de trabajo inteligentes Una vez aceptada la factura se incorpora a su proceso de aprobación para que todas las unidades tengan la capacidad de tratar sus facturas de forma sencilla y de notificar a sus proveedores cualquier discrepancia.

“Cuando se detecta que algo no está correcto, respondemos al proveedor mediante correo electrónico indicándole cual es el problema desde nuestro propio ERP a través de un modelo de gestión específico.“

Pedro Prieto Director Corporativo de Sistemas en Sonepar Ibérica

Constancia de todo y mejora del periodo medio de pago Tener un monitor en tiempo real de todas las facturas a pagar y de los plazos y a la vez ser agiles en la gestión de las mismas para que nuestro proveedor acceda a financiación ventajosa para sus intereses.

"Era muy típico que apareciesen facturas que estaban metidas en los cajones. Eso con la factura electrónica ya no ocurre. Los primeros que nos enteramos de que ha llegado una factura somos los que la tenemos que contabilizar y pagar."  

Mercedes Navarro Directora Financiera Grupo Ilunion

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Te facilitamos gratuitamente un White Paper donde analizamos las 5 soluciones principales que aporta una gestión eficiente de la recepción de facturas: Eliminar los errores en la recepción y contenido del documento Suprimir tareas improductivas que no aportan valor Proceso de aprobación y discrepancias automático Inversión eficiente a corto y largo plazo Ofrecer ventajas añadidas a sus proveedores para que se sumen al cambio.