La factura es el documento que compromete al pago y, sobre todo, al cobro. A menudo, el principal mérito de algunos departamentos financieros de las empresas ha sido el retraso de los pagos, las facturas en el cajón. Se facturaba a 90 días pero se pagaba a 120 o más. Un desajuste que resultaba crítico para la pervivencia de muchas empresas y para su buen desempeño: si no cobraban, no podían invertir en su desarrollo, en empleo, en equipamiento, etc. Sin ser crítica, la morosidad ha tenido efectos muy negativos en la economía española.

Muchas empresas tenían muchas personas y recursos dedicados a reclamar los pagos y en su reclamación se encontraban con todo tipo de excusas: no nos ha llegado la factura, se ha debido perder en el correo; mándela de nuevo porque falta un dato; está en el departamento de contabilidad; hacemos los pagos el 25 de cada mes… El caso era retrasar los pagos.

Este escenario, muchas veces picaresco, está desapareciendo gracias a la factura electrónica, entre otras cosas, porque automatiza el seguimiento de los cobros y nos avisa si se han cumplido los plazos pactados. Pero hay mucho más, la factura electrónica permite realizar un seguimiento exhaustivo de la factura. Sabemos cuándo se emite, cuándo llega al destinatario, cuándo la comprueba… aquí no vale ninguna escusa para demorar el pago. Porque existe un 100 por 100 de trazabilidad. La factura electrónica asegura que el receptor  ha recibido el documento, confirma que ha habido un intermediario que lo ha transformado y verificado y que la otra persona lo ha leído.

Según diferentes estudios, cerca del 30% de los retrasos o impagos se justifican en el hecho de que la factura no ha llegado a la persona adecuada o que parte de la información es incorrecta.

En el caso de las empresas que utilizan los servicios de un operador de factura electrónica, estas garantías son aún mayores, porque existe un Tercero de Confianza que facilita todo el proceso y lo respalda dando fe de ello. Además, este operador dispone de información de valor sobre el cliente, sobre su fiabilidad, sobre su capacidad de pago, sobre su trayectoria empresarial… Gracias a este conocimiento y estas referencias, las empresas podrán gestionar más eficientemente sus facturas y, si es necesario, adelantar su cobro negociándolas con una institución financiera y mejorar así su capacidad operativa.

Cuántas veces los gestores de las empresas han renunciado a la posibilidad de acceder a ayudas, subvenciones, financiación alternativa… porque los procesos de solicitud son complejos y tediosos y de dudoso éxito. La realidad es que quien vence estas barreras de entrada a veces lo consigue. 

Las administraciones públicas ofrecen multitud de oportunidades, pero el formato para disfrutarlas desanima. Lo mismo ocurre con modelos de financiación alternativos como el factoring. Al final, es más sencillo solicitar una póliza de crédito o un simple crédito. Sin embargo, la situación está cambiando a mejor, gracias a la factura electrónica. 

Ahora más fácil

Las herramientas tradicionales de factoring, tradicionalmente bancario, exigen la cesión durante un tiempo, de todo el tráfico comercial. Es decir, cedemos todas las facturas que emitamos en el fututo a uno o varios clientes. Generalmente esto exige una cesión notarial. Es una operación compleja y rígida, y que habitualmente incorpora costes y comisiones ocultas.

Existen, por otra parte, las entidades de crédito fácil, que ofrecen anticipo de las mismas de una manera rápida y sencilla. El problema radica en la comisión que exigen, estratosférica en la mayoría de los casos, y las consecuencias que puede tener cuando finalmente no se recibe el pago de la factura. La respuesta de estas empresas credi-fácil al impago es fulminante, y muchas veces puede acarrear serios problemas a los departamentos financieros de las empresas.

Los bancos o entidades financieras, también ofrecen la posibilidad de abrir una línea de crédito de la que ir ayudándose para acarrear los gastos e inversiones necesarias mientras se recibe el cobro, pero generalmente está limitada a unos pocos privilegiados, ya que estas entidades financieras no están por la labor de arriesgarse demasiado y solo se da en contados casos de larga relación y confianza entre ambas partes, 

Por todo esto, el anticipo puntual de facturas o Receivables Finance, es una operación mucho más flexible y transparente. Se cede el derecho de cobro de una sola factura, cuando se necesita, y a un precio conocido. Sin otros costes y compromisos.

La implantación progresiva de la factura electrónica en todo tipo de empresas está permitiendo simplificar y hacer más accesible para todos estos tipos de nuevos modelos de financiación.

La factura electrónica elimina procesos y los automatiza, evitando los errores humanos, y mejora y simplifica el acceso a la información, su conservación y gestión. La información sale del ERP -programa de gestión- del emisor a la factura y, cuando llega al destinatario, se incorpora directamente al ERP del cliente. Por decirlo en términos analógicos, es una información de primera generación, de calidad. Además, su uso supone importantes ahorros para la empresa y mejora el respeto al medio ambiente. 

De acuerdo con este esquema, la factura electrónica aporta una alternativa a las empresas que realizan operaciones de cesión de facturas, además, de contribuir a mejorar la eficiencia operacional del sistema financiero en general. La automatización del proceso favorece la reducción (o eliminación) de los posibles errores que puedan producirse en la gestión y, de esta manera, mejora radicalmente la eficacia en todas las gestiones relacionadas con esas facturas. 

Por otra parte, al tratarse de una firma electrónica certificada y reconocida, es más segura y, al ser más segura, la compañía que compra del derecho de cobro puede verificar fácilmente al emisor del documento. En paralelo, ofrece nuevas vías para obtener la conformidad del deudor y la toma de razón -notificación al deudor de que la factura ha sido cedida y, como la firma electrónica es totalmente legal, se puede realizar la operación perfectamente.

Gracias al valor añadido que aporta la factura electrónica al anticipo de facturas, se facilitan y simplifican las opciones de financiación, se amplían los periodos para poder financiarse, al reducirse los tiempos de gestión. Por tanto se produce un ahorro de costes. Por ultimo cabe destacar que la factura electrónica provee la integración y automatización entre la cadena de suministro y la cadena financiera.

Enlaces de interés

La factura electrónica es una iniciativa impulsada a nivel global en la que el esfuerzo de muchos Gobiernos y entidades privadas ha permitido un avance significativo.

El impulso de la factura electrónica es una estrategia supranacional que está encaminada desde hace tiempo. En Europa la Comisión Europea ha actuado como agente dinamizador de la factura electrónica haciendo que dentro de la Agenda Digital Europea se posicionara como un elemento tractor y facilitador de las relaciones internas en el mercado común y de la competitividad de las empresas de la zona. Además, existe un proyecto para normalizar el modelo de facturación electrónica a las Administraciones Públicas de la Unión Europea.

Por otra parte, en Latinoamérica la factura electrónica como comprobante electrónico, es un instrumento que ha impulsado y aprovechado los Gobiernos de la región para reducir la evasión fiscal. En este sentido, los avances en este campo apuntan a la optimización de los mecanismos públicos y la mejora de la contabilidad pública. 

La realidad es que aunque por lo general existen similitudes en los proyectos de factura electrónica entre los diferentes países de Europa y América, las diversas directrices, normativas nacionales y desarrollos tecnológicos hacen desdibujar un mayor parecido.

Si su empresa es una multinacional con filiales en varios países puede que un sistema unificado, que le proporcione un proyecto internacional de factura electrónica, sea su mejor opción.

¿Por qué implantar un proyecto unificado de factura electrónica?

Adecuación a las necesidades de su filial

Cada país, mercado y empresa tiene unas características específicas y únicas. No todas sus filiares facturan igual. Lo más seguro es que cada una de ellas tenga sus propios sistemas de información internos o ERPs.

Además, cada país tiene una normativa diferente que cambia constantemente. Estar al tanto de todos los requisitos y cambios de cada mercado conlleva un proceso duro y complejo.

Coordinación en el intercambio de información de facturación

Coordinar y hacer que sus filiales le hagan llegar de forma correcta y a tiempo su información de facturación puede resultar una tarea tediosa y complicada de conseguir.

Visibilidad en tiempo real

Conocer el estado actual de las cuentas a cobrar y pagar de sus filiales es una tarea difícil.

Un operador global

Gracias a un proyecto unificado de factura electrónica su compañía podrá contar con un único sistema de cara a un proveedor global.

Aprovechar los beneficios de la factura electrónica

El impulso de la factura electrónica es un movimiento global al que cada vez más países se están uniendo. En muchos de ellos es obligatorio su uso y en otros no. Utilizar la factura electrónica conlleva una automatización de procesos que se convierten en una realidad global si su empresa cuenta con un sistema unificado.

Su proyecto en marcha

Si quiere hacer partícipe a su empresa de un servicio unificado de factura electrónica no dude en ponerse en contacto con nosotros. Nuestro servicio le permitirá aportar un valor diferencial para sacar el máximo partido a un cambio que hará a su empresa más productiva y competitiva.

¿Quiere más detalles de nuestro servicio? Póngase en contacto con nosotros.

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El fin último y principal de cualquier factura es ser cobrada. La factura es un documento que acredita la prestación de un producto o servicio, su valor, que reconoce la deuda del cliente y señala el plazo de pago. En la medida en que las empresas cobren antes, su ritmo de actividad y crecimiento será más rápido. Si hay “cash”, todo fluye, si hay morosidad la empresa entra en crisis y puede morir.

Tradicionalmente, y cuando era posible, muchas empresas descontaban pagarés, o negociaban con los bancos. También podían solicitar una póliza de crédito o, simplemente, un crédito para hacer frente a sus necesidades de caja.

Sin embargo, en la práctica, estos modelos son muy complejos en su gestión y excesivamente gravosos para la economía de la empresa.

La universalización de la factura electrónica ha aportado transparencia y velocidad a la relación comercial: las facturas se emiten antes, se aceptan antes y se pagan antes. Existe un mayor control de las partes, ya no hay escusas como “no hemos recibido su factura”. Sin embargo, en España los departamentos financieros han presumido tradicionalmente de su capacidad y habilidad para retrasar los pagos. Un mérito muy dudoso ese de castigar al proveedor.

Nuevas tendencias

Empieza a proliferar un nuevo modelo de servicios de facturación electrónica, Fintech, unión de Finanzas y Tecnología, que permite ofrecer de un modo mucho más ágil y eficiente financiación a las empresas, sin intermediación bancaria.

Contra los modelos tradicionales como el factoring bancario, que exigían la cesión del total de facturas de un cliente dado, el anticipo de factura permite una cesión puntual de una o varias facturas. Sólo cuando se necesita y sin compromisos. La eficiencia que aporta la tecnología hace el resto, permitiendo otorgar los mejores costes a la operación.

Un proveedor del servicio de factura electrónica tiene un conocimiento preciso del estado de cada factura, lo que simplifica, casi automatiza, la posible solicitud de esta financiación, eliminando trámites burocráticos y agilizando el pago. Además de sus ventajas financieras, el nuevo servicio destaca por su inmediatez, ya que la recepción del pedido, la emisión de la factura, la solicitud de financiación y su cobro se realiza en apenas unas horas.

De hecho, disponer de todas las facturas en la plataforma agiliza enormemente el proceso. En cualquier otro entorno, es necesario comunicar las facturas, esperar unos días al estudio y en muchos casos ir al notario a formalizar una cesión. En un entorno de facturación electrónica, el sistema es virtual y su servicio es 24X7, lo que permite gestionarlo cualquier día a cualquier hora. Las facturas y los datos de cliente y proveedor ya residen en el sistema, lo que hace el proceso mucho más ágil.

Modelo de financiación en alza

El mercado Fintech crece a un ritmo imparable. El capital destinado a las compañías del sector se triplicó en 2014 y alcanzó los 11.110 millones de euros, según la consultora Accenture. Se trata de una tendencia imparable que ha roto fronteras. Las empresas que obtienen financiación no bancaria, alcanzan el 70% en Estados Unidos, el 55% en Francia o el 45% en Alemania. La revolución tecnológica en el mundo de las finanzas ya está aquí. Y ha venido para quedarse.

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La factura electrónica es una iniciativa impulsada a nivel global en la que el esfuerzo de muchos Gobiernos y entidades privadas ha permitido un avance significativo.

En Europa, la factura electrónica se ha visto muy reforzada por la Comisión Europea, que ha actuado como agente dinamizador de la este mecanismo, haciendo que dentro de la Agenda Digital Europea se posicionara como un elemento tractor y facilitador de las relaciones internas en el mercado común y de la competitividad de las empresas de la zona. En este sentido, existe un proyecto para normalizar el modelo de facturación electrónica a las Administraciones Públicas de la Unión Europea.

Por otra parte, en Latinoamérica la factura electrónica como comprobante electrónico, es un instrumento que ha impulsado y aprovechado los Gobiernos de la región para reducir la evasión fiscal. En este sentido, los avances en este campo apuntan a la optimización de los mecanismos públicos y la mejora de la contabilidad pública. 

La realidad es que aunque por lo general existen similitudes en los proyectos de factura electrónica entre los diferentes países de Europa y América, las diversas directrices, normativas nacionales y desarrollos tecnológicos hacen desdibujar un mayor parecido.

Si su empresa es una multinacional con filiales en varios países puede que un sistema unificado, que le proporcione un proyecto internacional de factura electrónica, sea su mejor opción.

¿Por qué implantar un proyecto unificado de factura electrónica?

Adecuación a las necesidades de su filial

Cada país, mercado y empresa tiene unas características específicas y únicas. No todas sus filiares facturan igual. Lo más seguro es que cada una de ellas tenga sus propios sistemas de información internos o ERPs.

Además, cada país tiene una normativa diferente que cambia constantemente. Estar al tanto de todos los requisitos y cambios de cada mercado conlleva un proceso duro y complejo.

Coordinación en el intercambio de información de facturación

Coordinar y hacer que sus filiales le hagan llegar de forma correcta y a tiempo su información de facturación puede resultar una tarea tediosa y complicada de conseguir.

Visibilidad en tiempo real

Conocer el estado actual de las cuentas a cobrar y pagar de sus filiales es una tarea difícil.

Un operador global

Gracias a un proyecto unificado de factura electrónica su compañía podrá contar con un único sistema de cara a un proveedor global.

Aprovechar los beneficios de la factura electrónica

El impulso de la factura electrónica es un movimiento global al que cada vez más países se están uniendo. En muchos de ellos es obligatorio su uso y en otros no. Utilizar la factura electrónica conlleva una automatización de procesos que se convierten en una realidad global si su empresa cuenta con un sistema unificado.

Su proyecto en marcha

Si quiere hacer partícipe a su empresa de un servicio unificado de factura electrónica no dude en ponerse en contacto con nosotros. Nuestro servicio le permitirá aportar un valor diferencial para sacar el máximo partido a un cambio que hará a su empresa más productiva y competitiva.

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