Nuestro servicio de Facturación Electrónica: Descubre la sencillez
La solución de Factura Electrónica de SERES, unifica en un mismo entorno todos los servicios y herramientas necesarias para externalizar el intercambio de facturas. Transformando progresivamente, al ritmo de su negocio y el de sus socios comerciales, la labor de recibir y enviar sus facturas de papel a electrónico.
La factura electrónica no es sólo una decisión tecnológica: Su aliado en la Gestión del Cambio
Nuestros servicios cubren todas las fases de su proyecto:
1.- Fase de Definición
Apoyo en la definición del ámbito de su proyecto y el proceso de activación
Definir el entorno y ámbito de su proyecto requiere de ayuda. No es lo mismo un proyecto de facturas de ventas (cuentas a cobrar) que de facturas de compras (cuentas a pagar). Cada proveedor y cliente, sector, país, etc. tiene diferentes requisitos y necesidades de información, limitaciones tecnológicas, formatos, sistemas, canales de comunicación... Conocer todas estas casuísticas y decidirse por el servicio que mejor se adapte a las mismas, marcará la diferencia entre el éxito y el fracaso.
En algunos casos, además de las particularidades de cada socio de negocio (clientes, proveedor, etc.) habrá que contar con tecnología específica para su proyecto, como tener un certificado electrónico (necesario para la firma electrónica), dar de alta y configurar su cuenta en diferentes plataformas, etc.
Nuestro servicio le permitirá tener una visión global de todos los pasos necesarios y requisitos de activación que debe cumplir.
Consultoría estratégica en sus procesos de facturación y contabilidad
Para externalizar la emisión y recepción de facturas es necesario aportar confianza, crear un estrecho lazo de relación. Debido a ello, contamos con un equipo avanzado de expertos con un amplio recorrido en este tipo de proyectos, un apoyo que le permitirá cubrir sus requisitos y sacar el máximo provecho a nuestra tecnología.
Le asesoramos y acompañamos en todo el proceso para que se beneficie lo máximo posible de la automatización de sus procesos de facturación y contabilidad. Le ayudamos para que el cambio sea mínimo y lo menos intrusivo posible.
Cumplimiento legal y fiscal
La factura para tener valor debe cumplir con la normativa fiscal y tributaria de cada país. Nuestro servicio cubre todos estos requisitos, tanto los propios de la factura para tener validez como aquellos que afectan a su conservación, inspección, consulta, etc.
Damos seguimiento a la evolución de la normativa lo que nos permite reducir los tiempos en la implantación de los cambios.
2.- Fase de Implementación: SOLUCIÓN TECNOLÓGICA
SERES le ofrece un servicio global para la gestión de sus facturas en todas las fases del documento: emisión, recepción, intercambio, tratamiento y conservación.
Integración con sus programas de gestión interna (ERPs)
Nos adaptamos a la información que exporte o integre sus programas informáticos (ERPs) permitiendo una integración "No Intrusiva".
Somos independientes del ERP con el que trabaja su empresa. Contamos con proyectos con una gran variedad de ERPs del mercado (principales marcas -SAP, Microsoft, Oracle, SAGE..., como ERPs sectoriales, locales, desarrollos propios, etc.).
Transformamos la información para cumplir con los requisitos de su proyecto. El servicio le permite agrupar los datos para crear la factura final o desagruparlos para integrar la información en sus programas internos de gestión, ya sea uno o varios ERPs.
Gestión de excepciones según reglas de negocio
El servicio permite parametrizar un conjunto de filtros, tanto semánticos, sintácticos o de negocio, que le permite automatizar la respuesta según los requisitos del emisor y receptor o del contexto (devolución automática de facturas si falta el código de pedido, aceptación de la factura si las cantidades coinciden con el de la aceptación de la mercancía en el almacén, no envío de la factura si el identificador de la empresa receptora no continúe una letra y números -NIF, etc.).
Proceso de aprobación y validación contable de facturas
El servicio se integra con su actual proceso de validación de facturas o le aporta uno que le permite pasar por diferentes departamentos o área de gestión para la conformación o rechazo de la factura.
Cada departamento dentro de la empresa contará con un entorno donde podrá realizar las acciones necesarias a cada factura según el momento de la tramitación.
Seguimiento de facturas: Trazabilidad
Permite conocer en todo momento el estado de sus documentos, ya sea en el tránsito como en la respuesta a la gestión del documento (aceptada, rechazada, pendiente de pago…)
Es bidireccional, dado que le permite conocer el estado tanto de las facturas enviadas como de las recibidas.
Nuestro servicio le avisará de forma proactiva de la recepción de los documentos al igual que le aportará en vivo el estado del documento según vaya pasando por los diferentes estados en sus clientes.
Servicio de seguimiento de facturas avanzado
Nuestro servicio avanzado de seguimiento le permitirá sacar el máximo partido a la factura electrónica aumentando su visibilidad y añadiendo un sistema adaptable según frecuencia y flujos de seguimiento a sus clientes/facturas con personal especializado y cualificado para el seguimiento proactivo y gestión de incidencias de todo el ciclo de vida de la factura, desde la emisión al cobro.
Conozca más detalles de nuestro servicio de Seguimiento avanzado de facturas
Generación y validación de Firma electrónica
Tendrá todas las funcionalidades necesarias para la generación de la firma electrónicas según los requisitos de cada formato. Así como de las validaciones necesarias para asegurar la integridad y autenticidad de la factura electrónica (fecha de caducidad, de revocación, etc.).
Nuestro servicio trabaja con los diferentes perfiles de firma electrónica para su uso en ficheros Edifact, pdf, XML...
Cubre la firma longeva X-L lo que le permite la verificación en el futuro incluso si las fuentes originales (de consulta de certificados o de las listas de revocación) no estuvieran ya disponibles.
Cubre el 100% de la diversidad tecnológica (formatos, protocolos, etc.)
Nuestro servicio le permite tener una solución para la gran diversidad de formatos internacionales, sectoriales, nacionales, etc. (UBL XML, UN/EDIFACT, UN/CEFACT, ES/FACTURAE...), canales de comunicación (Redes VAN EDI, AS2, FTP, Webservices, etc.), métodos y perfiles de firma electrónica, etc.
Archivo y custodia electrónica
La normativa establece que las facturas electrónicas deben ser almacenadas y, en caso de inspección, facilitar el acceso completo a los datos. Nuestro servicio le aporta todas las funcionalidades necesarias (descargar en línea, impresión PDF417, etc.) para una gestión propia de sus e-facturas tanto en su primera fase de gestión administrativa como en su almacenamiento histórico.
Conozca más sobre nuestro servicio de custodia electrónica de documentos.
Conectividad y capilaridad
SERES cuenta con una de las mayores redes mundiales de negocios por usuarios, volumen y tipos de documentos. Formar parte de ella le permitirá acceder a cientos de miles de empresas usuarias activas.
Con nuestro servicio dispondrá de un Buzón Electrónico Avanzado que le permitirá recibir y enviar documentos tanto a las entidades que forman parte de nuestra red directa así como a todas las redes a las que estamos conectados.
La falta de interoperabilidad es unos de los frenos que más afectan al impulso de proyectos de intercambio electrónico de documentos. Con nuestro servicio acelera la participación y uso de su proyecto además de focalizar su atención en un único interlocutor, SERES, para trabajar con todas las demás plataformas con las que estamos conectados (Redes/Servicio EDI, entidades bancarias, plataformas de Administraciones Públicas, plataformas/soluciones de proveedores de factura electrónica, etc.).
Información de interés
Buzón Electrónico Avanzado
Una de las claves en el intercambio electrónico de documentos es saber dónde enviar el documento, es decir, conocer el buzón electrónico del destinatario, así como conocer que información adicional es necesaria incluir para que éste pueda direccionar internamente tu documento de forma adecuada.
La gestión de direcciones electrónicas es una funcionalidad que le permite...consulte el artículo completo
Opciones para recibir y hacer llegar sus facturas
Plataforma e-FACTURA.NET
Portal web que le permitirá la consulta, descarga, impresión, seguimiento, supervisión, creación, modificación, etc. de sus facturas.
El servicio cuenta con un conjunto de perfiles de usuarios que le facilitará la relación y segmentación de las facturas según sus criterios corporativos.
Dar acceso a este servicio online a sus clientes le permitirá ofrecerles todas las funcionalidades necesarias para cumplir con la normativa.
Es un portal colaborativo donde una vez que una empresa accede podrá recibir y enviar facturas a cualquier empresa con independencia de que sea a su empresa la primera con la que trabaje.
La plataforma es multiidioma permitiendo una gestión intragrupo desde diferentes situaciones geográficas.
¿Quiere una demostración online de nuestro servicio e-FACTURA.NET?
HUB: Interconexión de redes
SERES ofrece una amplia gama de conexiones con otras redes así como con un conjunto de portales de factura electrónica.
Conexiones Punto a Punto: AS2, Web services...
SERES le conecta con la tecnología que su cliente o proveedor le solicite.
Servicio Postal Virtual
Es un servicio que ofrece a sus socios negocio un canal electrónico que evita la impresión y envío postal de facturas. Está dirigido a proveedores que no desean grandes cambios y le envían un volumen pequeño de facturas.
Billing: Impresión de facturas
Es el mejor aliado a la hora de aportar a sus socios comerciales el canal de comunicación tradicional para el envío de facturas electrónicas con plena validez legal y fiscal.
Le permite enviar por correo postal las facturas que sus socios comerciales le solicite sin tener que separar este flujo de documentos en papel de sus procesos automatizados.
Digitalización Certificada
El servicio de digitalización certificada de SERES es un buen aliado para poner en marcha un proyecto global de facturas electrónicas ya que, por un lado, las facturas recibidas en papel serán tratadas por el sistema de digitalización, y, por otro se sumarán las facturas que ya vengan en formato electrónico. Un cambio para cubrir el 100% de las posibilidades.
Nuestro servicio de Digitalización Certificada está homologado por la Agencia Tributaria lo que le permite eliminar las facturas recibidas en papel una vez escaneadas.
EDI: Facturas electrónicas en formato EDIFACT
Nuestro servicio cuenta con todas las funcionalidades para intercambiar EDI donde la factura es un documento más de otros como los pedidos, albaranes, órdenes de recepción de mercancías, etc.
3.- Fase de Lanzamiento
Gestión de la comunidad
Un proyecto de factura electrónica no es sólo pensar en los cambios internos. Enviar y recibir documentos implica tomar en cuenta los dos lados del intercambio. Informar, formar y asesorar al conjunto de sus proveedores o clientes del cambio en la forma de facturación y cómo les puede afectar es esencial para rentabilizar el cambio lo antes posible.
Esta gestión requiere de constancia, paciencia y mucho esfuerzo. SERES asume esta tarea en coordinación con su equipo para que sus socios reciban asesoramiento personalizado, información y un conjunto de opciones, según su nivel de conocimiento y desarrollo tecnológico, para que saquen el mayor partido al cambio.
Su proyecto no partirá de cero. Además de la activación inmediata de los socios que ya están operativos en nuestros servicios, podrá contar con un servicio de captación cruzada, donde aprovechará las sinergias con otros proyectos para migrar a sus clientes y proveedores a una gestión electrónica avanzada.
4.- Fase Evolución
Sostenibilidad: Seguridad a corto y a largo plazo
SERES le aporta un servicio de alta disponibilidad y seguridad, esencial para este tipo de servicios dado que en sus facturas hay información sensible, vital para su negocio y la relación con su cliente o proveedor. Dejarla en manos de la inexperiencia le puede resultar caro e, incluso, convertir su proyecto en un quebradero de cabeza.
Los cambios normativos y necesidades puntuales hacen que este tipo de proyectos requieran de un mantenimiento continuo. SERES desarrolla su propia tecnología donde la factura electrónica es uno de los ejes principales de nuestra actividad para estar al tanto de los requisitos normativos además de ser ágiles en las adaptaciones de su día a día. Nos convertimos en su partner de confianza para ofrecer un servicio sostenible en el tiempo.
Soporte técnico avanzado
Nuestro servicio le ayuda en la gestión del día a día. Somos conscientes de la importancia que tiene su proceso de facturación y, por ello, estamos a su disposición para dar respuesta a sus necesidades y dudas.
Nuestro soporte le responderá en el idioma en el que se sienta más cómodo. Contamos con un amplio equipo distribuido por nuestras oficinas de todo el mundo que le aportarán un trato cercano e inmediato, además de una respuesta global a sus requerimientos.
Podrá elegir entre un conjunto de diferentes niveles de atención (inhouse, 24h., personal, etc.). Nos adaptamos a su empresa.
Anticipo de facturas
Este servicio le permitirá cerrar el círculo desde la emisión de la factura hasta su cobro final con independencia del plazo de pago final de su cliente.
Accederá a un conjunto de opciones de financiación. El anticipo de facturas le permitirá obtener un nuevo canal de financiación basado en sus ventas con ventajas respecto al sistema bancario tradicional.
Su proyecto en marcha
Ya sea porque le soliciten trabajar con factura electrónica o quiera poner en marcha o ampliar su proyecto, nuestro servicio le permitirá aportar un valor diferencial para sacar el máximo partido a un cambio que hará a su empresa más productiva y competitiva.
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