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EDICONSEJO: La figura del transportista en el EDI y los mensajes INSDES y OSTRPT

En el EDICONSEJO "Volviendo a las bases del EDI" hacíamos una retrospectiva de los documentos que se generaban en tre cliente y proveedor, e introducíamos la figura del operador logístico.

Este tercer actor, el operador logístico o 3PL como se conoce por sus siglas en inglés Third Party Player, resulta estratégico en la cadena de suministro y ha puesto de manifiesto la necesidad de agilizar el intercambio de información entre las partes.

A mayor nivel de dependencia del transporte o almacenamiento en una industria, mayor es la penetración e importancia del 3PL. Así, sectores como la gran distribución, bienes de consumo, automoción, industria, sanitario, etc. tienen una dependencia total en su relación con el operador logístico, y la manera en la que trabajan con él puede ser determinante para el correcto funcionamiento de la cadena de suministro y la rentabilidad del negocio.

El intercambio de información con el 3PL y la manera en la que se gestione es la clave de la relación entre las tres partes.

¿Cómo se usa el EDI entre su empresa, su transportista y su cliente?

Además de la relación de negocio (compra-venta) entre un proveedor y su cliente, gran parte de los proyectos EDI cuenta con la participación de una empresa de transporte o logística que envía la mercancía hasta el destino definido. Con este tercer actor se intercambia una información adicional.

En el EDICONSEJO de hoy nos centramos en un entorno donde interviene un operador logístico que actúa únicamente como transportista, para conocer los mensajes específicos que se intercambian en este contexto, donde destaca la “instrucción” y la “situación” de despacho.

EDI Transp1

La empresa cliente realizará un pedido de mercancía (ORDERS) a su proveedor, el cual comprobará que cuenta con la mercancía necesaria y enviará una instrucción de despacho (INSDES) a su operador logístico. Esta instrucción puede tener varios motivos: en unos casos se usa para indicar las instrucciones para la recogida de la mercancía, en otros para informar de las instrucciones de entrega y, en otro, para indicar la entrega de la mercancía.

En el caso que estamos tratando el proveedor enviará la instrucción para recoger la mercancía con la información del lugar de entrega, la referencia del pedido recibido por el cliente, las condiciones de la mercancía (productos, cantidades, medidas, etc.), la organización de la mercancía (palés, cajas...) y las condiciones de entrega (medio de transporte, refrigerado o seco, lugar, etc.).

EDI Transp2

En cuanto el Operador Logístico recibe el INSDES enviará un transportista a recoger la mercancía con las indicaciones marcadas. Tras cargar la mercancía el proveedor deberá informar al cliente mediante un aviso de expedición (DESADV) que la mercancía ya se encuentra en camino. Este paso es fundamental puesto que el cliente necesita prever a nivel logístico esta recepción.

En cuanto la mercancía llega a su destino, el cliente enviará una confirmación de recepción de mercancía (RECADV).

EDI Transp3

El operador logístico, a su vez, enviará una o varias situaciones de despacho (OSTRPT) al proveedor, informando sobre la localización, cumplimientos de tiempos de entrega y estado de la mercancía (procesada, entregada, recibida, rechazada, entrega parcial, rechazo por defectos, etc.).

Con este documento el proveedor podrá cotejar esta información con la que le ha enviado el cliente (RECADV) y ver si las cantidades, productos o demás variables indicadas están de acuerdo o difieren. Esta relación permite allanar la emisión de la factura (INVOIC) dado que en caso de existir discrepancias se detectan automáticamente y la factura se podrá emitir automáticamente por la cantidad final correcta.

Todos estos mensajes suponen un flujo constante entre las partes que les permite conocer en tiempo real y con una herramienta unificada, la información necesaria para optimizar la gestión: calcular y acortar plazos de entrega, optimizar los movimientos, conocer estados, programar envíos y recepciones, anticipar respuestas, prevenir eventualidades, maximizar recursos, agilizar la facturación y, en definitiva, conseguir una mejora del proceso.