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Conozca la funcionalidad de nuestros servicios: Servicio de conversión automática de códigos

Los servicios de SERES disponen de una funcionalidad de especial utilidad si el ERP de su empresa no cuenta con toda la información que su cliente solicita en sus documentos o si no realiza por si sólo la traducción necesaria para que la información que identifica productos o destinatarios pueda ser enviada electrónicamente adecuadamente.

En el intercambio electrónico abierto (con variedad de interlocutores) se utiliza una codificación específica para la identificación unívoca del producto o destinatario referido. Esta identificación se pueden regir por unos estándares a nivel internacional, nacional, sectorial, o incluso específico para algún cliente o proveedor determinado, lo que significa que cada producto o empresa cuenta con uno o varios códigos de identificación entendible por algunos o todos los actores de la red.

Un ejemplo: identificación de empresas y su estructura interna de gestión

En la mayoría de los ERP del mercado, los clientes suelen estar identificados por un código numérico que es asignado secuencial y aleatoriamente a cada cliente. Normalmente se suele contar con un código de identificación nacional (en el caso de España el CIF,  en Perú o Ecuador el RUC...). Lo que normalmente no suelen tener identificado es la organización (estructura administrativa, de gestión o de tramitación del documento).

Esta misma situación suele ocurrir con los productos, donde están identificados con algún código (número o alfanumérico de uso interno).

NL Identificacion Codigos

La tabla anterior está dividida en dos bloques. Por un lado, la información que suele tener un ERP y, por otro lado, la información que es necesaria para la correcta recepción y admisión del documento en tu cliente.

Por ejemplo, para el cliente con nombre "Cliente Español 2", la empresa emisora lo tiene identificado como código 24. En ese caso, es una empresa que trabaja en el entorno EDI y los documentos que se emiten electrónicamente deben estar identificados obligatoriamente con un código EAN y no con el código "24". El servicio de SERES le permite identificar a su cliente con el código "24" pero transformar el documento electrónico final indicando el código EAN "84EEEEENNNNNC".

Adicionalmente en este ejemplo, al trabajar en un entorno EDI se deben identificar otros códigos de gestión de documentos, por ejemplo, qué unidad paga la factura, quién ha recibido la mercancía, quién la ha pedido... Todos estos códigos son parte de la estructura administrativa del cliente "24" pero no están recogidos normalmente en los ERPs. Así, para cada cliente, SERES modulará esa estructura para que sea aceptada por el destinatario. A esta situación se le suma que para un mismo código EAN "84EEEEENNNNNC" de un cliente pueden existir varios grupos de códigos de departamentos.

Esta situación se puede repetirse en otros entornos. Por ejemplo: en España para emitir facturas a las entidades públicas se debe identificar a la empresa con el código "CIF" pero a los departamentos internos con los códigos DIR3.

Estas particularidades no siempre solucionadas por el ERP sí que están cubiertas por la funcionalidad de conversión de SERES, que le permitirá ganar agilidad en los cambios para adaptarse a los requisitos de su socio comercial y, por lo tanto, poder tener la tranquilidad de que el documento electrónico haya sido entregado y esté conforme por parte de su cliente.