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Si te estás planteando crear un portal de proveedores… lee esto

El proceso de intercambio de documentos entre una empresa y sus proveedores ha ido evolucionando con especial relevancia durante las últimas décadas. Del envío de pedidos, albaranes, facturas y otro tipo de documentos en papel se ha pasado al envío mediante procedimientos electrónicos.

Los motivos son variados. En la búsqueda por mantener un entorno controlado para la recepción de documentos comerciales surge la idea de los portales de proveedores, una solución parcial que permite a la empresa que la implanta disponer de un sistema de recepción que exige a los proveedores acceder a él y depositar o descargar los datos. Se suele implantar como un intento de hacer extensivo el funcionamiento del propio ERP de la empresa, enfocado a su gestión interna, en el canal de recepción o envío de documentos.

Portal proveedoresPero, esta solución oculta un inconveniente para los socios comerciales. En una dinámica en la que cada partner cuenta con su propio portal de distribuidores, cada uno debe acudir a la web de cada uno de los otros a depositar los documentos, pues su empresa no es la única con la que comercian, y la tarea deberá repetirse decenas o incluso cientos de veces. La situación resultante es que una de las partes siempre acaba perdiendo. A esto hay que sumarle que los portales de proveedores son excluyentes y no tienen en cuenta las tecnologías ya implantadas por sus socios.

Del mismo modo, el correo electrónico es otra herramienta de la que escapan cada vez más las empresas por los peligros de confidencialidad que suponen -ataques, filtraciones y demás problemas- y la ineficiencia en el intercambio masivo, cuando el volumen de documentos intercambiados crece, deja de ser útil frente a soluciones automatizadas.

La tendencia no está ahí, y de ello son conscientes los sectores con más experiencia en el intercambio de documentos, como pueden ser el sanitario, el retail, la automoción... La interconexión para que los partners interactúen (B2B) mediante un canal de conexión permanente y en vivo se constituye como eje de la transformación digital.

Seres interoperabilidadLa solución está en combinar seguridad, interoperabilidad, sencillez y capacidad en una única herramienta compartida.

Los lenguajes universales no son novedad, hace años que existen y un ejemplo de ello es el UN/EDIFACT, definido por las Naciones Unidas. Es un formato estándar que se utiliza en el intercambio electrónico de datos (EDI) para la administración, el comercio y transporte. Consiste en un conjunto de normas, directorios y directrices acordadas internacionalmente para un intercambio electrónico de datos estructurado entre sistemas de información computarizados independientes.

En esta red el EDI garantiza lo que se buscaba con el portal de proveedores: obtener datos de una forma controlada y ordenada, pero en este caso ofreciendo la posibilidad del intercambio masivo y bajo estándares globales. Su uso implica la entrada a una red internacional que ofrece interoperabilidad, soluciona la heterogeneidad y consigue mayor eficiencia.

El EDI pone fin al envío de documentos “puerta a puerta” como en los portales de proveedores y da paso a la automatización del flujo de documentos. Los ahorros que genera es el motivo por el que las principales compañías del mundo trabajan con este sistema.

Más allá del EDI tradicional

La evolución tecnológica implica la aparición más frecuente de estándares, protocolos y métodos de intercambio, etc. nuevos. Es por ello, que para acomodar a su empresa en esta gran variedad de particularidades es necesario redefinir el EDI tradicional (edifact, redes VAN, etc.) y ampliarlo a cumplir el 100% de las posibilidades. Es ahí donde surge la figura del operador de intercambio de documentos que adapta, como ya lo hizo en la puesta en marcha del EDI, el intercambio a los requisitos del emisor y el receptor sin imponer una única forma de hacer las cosas.

En definitiva, el planteamiento a la hora de decidir si implantar un portal de proveedores ha de ser tener en cuenta no sólo la parte que nos afectará directamente, sino también la que repercutirá en nuestros partners para poder definir un modelo que facilite el trabajo a todos, en línea con un win-win y sacando el máximo partido a la tecnología disponible utilizándola al servicio de la mejora de la comunicación entre corporaciones.