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¿Su nuevo proceso de gestión de facturas es realmente electrónico?

La diversidad de proveedores y clientes, el tamaño de su organización, la capacidad tecnológica o la deslocalización y número de puntos de facturación y contabilización existentes, hacen de la gestión de las facturas una realidad complicada para las empresas que, cada vez más, se ven obligadas o empujadas a cumplir con mayores exigencias y convivir con diferentes variedades.

Tras los recientes cambios legislativos en Europa y Latinoamérica en materia de facturación electrónica, se ha visto incrementado el número de entidades que han decidido dar el salto a la facturación digital pero, una parte, han decidido mantener el papel por las características de muchos de sus clientes. Otras, que no tenían previsto el cambio, se han visto empujadas hacia una gestión parcialmente electrónica por presión legislativa o petición de sus clientes o proveedores.

La necesidad de esta adaptación a entornos tan heterogéneos y en continua transformación origina que un modelo híbrido de gestión se haya instituido como predominante entre las compañías en el que se distinguen distintos modelos de gestión, emisión y recepción combinando de forma diferente procesos automáticos, semiautomáticos y manuales.

Con el crecimiento en el uso de factura electrónica, se plantean las cuestiones, ¿cómo afecta este reto a las empresas y entidades públicas y cómo están reaccionando? ¿las gestionan realmente de forma electrónica y automatizada? o, por el contrario ¿las enviamos o recibimos en formato electrónico pero las imprimimos, gestionamos, escaneamos y archivamos por la vía tradicional?

Para analizar la situación es necesario separa el proceso de facturación con el proceso donde se tratan las facturas recibidas.

Las empresas no son las únicas, esta realidad se encuentra entre las Administraciones Públicas, que son grandes receptores de facturas.

Análisis para el Departamento de Facturación: Emisión y gestión de facturas a clientes

La tabla siguiente divide el proceso de facturación en dos. Por un lado, la generación de la factura internamente y por otro la emisión de la factura a los clientes. A raíz de ese análisis nos encontramos con 3 casos significativos.

  EMITEN GESTIONAN
PASIVAS x x
HÍBRIDAS x
ACTIVAS

x papel / ✓ electrónico

 

  Explicación Resultado
PASIVAS

Emisión en papel
Gestión en papel

No han tenido un requerimiento específico de ningún cliente para trabajar con factura electrónica. En algunos casos sustituyen la emisión en papel a través de envíos de facturas por correo electrónico. El aumento de volumen de facturas implica incremento de costes de gestión.
Cuando un cliente le solicita factura electrónica avanzada le implica un cambio precipitado y más costoso en su forma de trabajar.
HÍBRIDAS

Emisión electrónica
Gestión en papel

Se han visto forzados a emitir factura electrónica avanzada para una parte de sus clientes. Mantienen la emisión en papel con el resto. Se triplica el esfuerzo, por un lado para tener una solución avanzada, por otra para formarse y para continuar con el papel. Los beneficios de la FE se diluyen por el esfuerzo realizado.
ACTIVAS

Emisión electrónica
Gestión electrónica

Cuentan con un sistema de gestión electrónica integral.
Dependiendo del nivel tecnológico de sus clientes el envío en papel tiende a ser residual o, en el caso contrario, es asumido por el servicio contratado por su operador de factura electrónica.
Al conocer el estado de las facturas de forma automática se puede conocer la deuda a corto plazo en tiempo real facilitando la toma de decisiones de tesorería.
Facilita el acceso a otras posibilidades de financiación como descuentos por pronto pago, confirming, factoring, etc.

 

Análisis para el Departamento de Contabilidad: Recepción y gestión de facturas de proveedores

  RECIBEN GESTIONAN
PASIVAS x x
HÍBRIDAS
Receptoras
x
HÍBRIDAS
No receptoras
x
ACTIVAS
Con limitaciones
(✓)
ACTIVAS

x papel / ✓ electrónico

  Explicación Resultado
PASIVAS

Emisión en papel
Gestión en papel

Es el método tradicional de funcionamiento. Hay una serie de recursos -humanos, de tiempo y económicos- que se asumen como normales destinados a la recepción y gestión de facturas. A mayor volumen de facturas, mayor volumen de recursos dedicados. Altos costes soportados con la gestión tradicional. Requiere de importantes recursos para la recepción física y el proceso de aprobación interno.
El aumento de volumen de facturas implica incremento de costes de gestión.
HÍBRIDAS

Emisión electrónica
Gestión en papel
(imprimen)

Son capaces de recibir facturas electrónicas pero las imprimen para su gestión en papel.
El volumen de facturas recibidas es la variable que determina que haya un cambio hacia una gestión electrónica.
Altos costes por la gestión tradicional sumados a los costes derivados de la traducción al papel de los documentos recibidos electrónicamente.
Un aumento de recepción electrónica les supondrá un aumento de esfuerzo y recursos dedicados.
HÍBRIDAS

Emisión en papel
Gestión electrónica
(digitalización)

Su objetivo es reducir los costes de la gestión.
Descuidan la recepción electrónica por lo que sus proveedores continúan con sus envíos en papel. Para transformar de papel a electrónico digitalizan.
No están preparadas para recibir electrónicamente de un proveedor cuando éste se lo solicite.
La inversión en soluciones de digitalización es costosa a largo plazo y si el volumen de documentos aumenta.
Hay mejoría en los procedimientos internos, pero los costes pueden hacer el proyecto inviable.
Cuando un cliente importante le solicita factura elctrónica debe reinvertir en otras soluciones.
ACTIVAS

con limitaciones

Con el objetivo de reducir costes de gestión crean un portal de proveedores, obligándoles a conectarse a él (y al de los otros clientes que tengan) para hacer llegar sus facturas.
Cuando un proveedor solicita enviar en electrónico por un canal estandarizado y otro, no no está preparada.
Se crea una relación incómoda con los proveedores, ya que para ahorrar internamente se les obliga a hacer mayores esfuerzos a ellos.
Aumentan los costes de mantenimiento y soporte a los proveedores del portal (24h x 7).
ACTIVAS

Emisión electrónica
Gestión electrónica

Las facturas recibidas se integran automáticamente. Es más rápido el proceso de validación. El Departamento de facturación se descarga de trabajo. Cumplen con la legislación y se benefician de ella. Mejoran su relación con el proveedor. Se agiliza la gestión de pagos, se reduce la acumulación de deuda, mejora la relación con el cliente.
Aumentan las ventajas por valoración de la compañía: auditoría y raiting. Facilita el acceso a financiación. Una ampliación de volumen de facturación no incrementa costes internos.

Transformación digital

La transformación digital es una estrategia esencial para los próximos años. Por un lado, nos permite ser más eficientes aumentando nuestra competitividad pero, por otro, es una gran reto, dado que su falta de implantación puede implicar grandes pérdidas. El mejor ejemplo lo hemos visto en los móviles con la aparición de Apple y Google y la desaparición de empresas como Nokia o las caídas de HTC o Motorola.

La gestión de las facturas es un proceso rutinario e improductivo que aporta poco valor al negocio corporativo. La clave está en cambiar este proceso costoso por uno que aporte valor y que permita diferenciarse de la competencia.

Cuando una compañía se conciencia en incorporar los servicios digitales en sus procesos, como es el caso de la gestión de facturas, está en el camino explotar los siguientes pasos y, por lo tanto, de conocer el verdadero trasfondo de esa transformación.

Unos de los elementos de la transformación digital es la automatización.

El proceso de aprobación de facturas suele ser uno de los primeros pasos para ser más eficiente. Pero no deja de ser una simulación de lo que se hace de forma manual. Esta tarea implica la participación de diferentes unidades o departamentos en la empresa que la hacen más costosa de cambiar. Llegar a la automatización del proceso de gestión de facturas recibidas implica un mayor control de la información corporativa y la creación de un canal de información fluido con los socios de negocio. 

Para lo anterior es necesario facilitar el acceso al empleado a esta información de forma sencilla (tablet, moviles...) y que los sistemas incorporen información automáticamente, la procesen y tomen decisiones, como puede ser el aceptar una factura automáticamente al comprobar que la información contenida corresponde con lo recepcionado en el almacén. De esta manera se focaliza el esfuerzo en los casos problemáticos y se da fluidez a las otras facturas.

La información que facilitan estos procesos permite un conocimiento en tiempo real del estado de cuentas a pagar y cobrar, permite un análisis avanzado a través de herramientas de business intelligence del proceso de tramitación y de los datos contenidos en las facturas. Toda esta información aporta un elemento diferencial para la toma de decisiones, esencial para la Dirección General y Financiera.

Un proyecto de factura electrónica debe incorporar tanto la emisión/recepción de documentos con sus socios de negocio como su gestión interna. La gestión electrónica integral de los dos procesos permite, por un lado, un rápido ROI al minimizar las ineficiencias del papel y maximizar los ahorros de la automatización y, por otro lado, una gran ventaja al aportar valor a la compañía en la toma de decisiones.