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Cómo renovar el proceso de recepción de facturas

El proceso de recepción de facturas en papel ha sido tradicionalmente un sistema complejo, que requiere de innumerables labores: recepción de las facturas, identificación del departamento al que pertenece, redirección al mismo, cotejo contra un pedido u orden de compra, errores de contenido, aprobación...labores que requieren de una importante carga de trabajo que genera ineficiencias y retrasos.

En la medida en que podamos mejorar ese proceso, evolucionaremos hacia una gestión más automática y eficiente, donde las horas dedicadas al tratamiento de esas facturas se aprovechen para tareas más cualificadas y productivas donde tener constancia en todo momento de los pagos a realizar, permitiendo mejorar nuestra liquidez.

Un proceso con algunas ineficiencias

Si analizamos el proceso desde la recepción de la factura hasta el pago descubrimos que tareas que se pueden automatizar son asumidas por la empresa aumentando los costes de esta.

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¿Cómo podemos mejorar el proceso de recepción, tramitación y pago de las facturas?

El primer paso es ser consciente de las ineficiencias para luego abordar el proyecto con decisión.

5 soluciones fe libro

Te facilitamos gratuitamente un White Paper donde os ofrecemos las 5 soluciones principales que aporta una gestión eficiente de la recepción de facturas:

  • Eliminar los errores en la recepción y contenido del documento
  • Suprimir tareas improductivas que no aportan valor
  • Proceso de aprobación y discrepancias automático
  • Inversión eficiente a corto y largo plazo
  • Ofrecer ventajas añadidas a sus proveedores para que se sumen al cambio. 

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SERES, el aliado perfecto para optimizar su proceso de recepción de facturas

La solución de SERES, unifica en un mismo entorno todos los servicios y herramientas necesarias para optimizar su proceso de recepción de facturas. Aportamos funcionalidades, servicios y recursos según las necesidades de su empresa y de sus proveedores en todas las etapas del proceso.

SERES solucion REC

Recepción 

Le aportamos la capacidad de recibir facturas electrónicas de sus proveedores. Para aquellos que desconozcan que es la factura electrónica le informamos, formamos y pedimos que trabajen con ella. Dado que todavía existirá facturas en papel, SERES le escanea el resto permitiendo que su proceso de recepción sea el único aunque el formato de la factura sea diferente. 

Identificación

Una vez que la información de la factura es recibida internamente validamos automáticamente el contenido que necesite su negocio. El número de pedido o de albarán son elementos que permiten identificar automáticamente la factura y así, sin ninguna intervención humana se podría rechazar aquellas que no cumplen con su proceso.

Re-dirigir

Una vez que pasa ese primer proceso de validación, la factura automáticamente es dirigida internamente al gestor de la misma para que conozca de la existencia de ella y pueda avanzar en la fase siguiente.

Cotejo

El sistema le permite auto cotejar internamente las facturas comparando su información con la contenida en la factura. De esta manera se centrará en las facturas que requieren de un tratamiento especial.

Tecleo

Si el proceso de validaciones y tratamiento es correcto el contenido de las facturas pasa automáticamente a incorporarse en sus sistemas.

Discrepancias y Aprobación

Una vez aceptada la factura la incorporamos a su proceso de aprobación, o en el caso de no tenerlo, le facilitamos uno para que todas las unidades tengan la capacidad de tratar sus facturas de forma sencilla y de notificas a sus proveedores cualquier discrepancia.

Pago

Le facilitaremos un programa de supply chain finance donde sus proveedores puedan beneficiarse del adelanto de sus facturas. Tendrá un monitor en tiempo real de todas las facturas a pagar y de los plazos.

¿Quiere que se lo contemos en detalle?