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Cuidado con las "Reglas de negocio" en la recepción de documentos electrónicos

Alrededor de la gestión de un documento recibido hay mucho más que la información que contiene en sí mismo. Comparando la gestión de una factura en papel con una electrónica nos permite ver como las "reglas de negocio" se aplican sobre una lógica que suele estar fuera de cualquier sistema informático. Estamos hablando de la labor que hacen los gestores de una factura que por su simple interpretación del contenido ya pueden conocer a qué departamento tiene que ir dirigida su tramitación o a quién debería contactar para obtener la información de su gestión.

Cuando nos movemos en un ámbito electrónico esta lógica "humana" añadida tiende a reducirse a la mínima expresión. Pero ¿cómo hacer que un documento electrónico contenga toda la información que una persona añade por su experiencia, razonamiento o lógica? La respuesta son las reglas de negocio.

Cuando damos el paso a una gestión electrónica de documentos una de las variables que suelen distorsionar esta solución es el formato que vamos a utilizar para organizar la información. No estamos hablando de los formatos "human easy view" como el pdf, jpg, tiff, png, etc., hablamos de formatos estructurados o "machine easy use" que, gracias a su organización certera del contenido, los programas puedan saber donde buscar para encontrar la información dentro del fichero.

Pero el formato es sólo la punta del iceberg, de hecho en la mayoría de los casos elegir uno u otro te lo da tu entorno. Si eres proveedor o cliente en el sector retail seguro que te sonará el formato UN/EDIFACT, si te mueves en España y trabajas con la Administración te sonará ES/FACTURAE...y así una largo etcétera de formatos y versiones. Pero ¿qué es lo que define qué información es obligatoria completar en el fichero que vas a enviar o recibir? La información que requiere la lógica de negocio entre el emisor y el receptor.

Esta lógica de negocio muchas veces viene vinculada a una obligación legal o normativa que indica qué información es imprescindible completar. Por ejemplo, en las facturas su número, impuesto, cantidades, etc.

Pero la que realmente es más imprescindible es la información que un humano añade a su gestión tradicional y que permite su correcta tramitación interna. Algunos ejemplos son el incluir el código de departamento o unidad a quien va dirigido la factura, quien paga la factura, el número de pedido y/o albarán que hace referencia al bien o servicio recibido y que es facturado, cómo va completado un palet, etc.

Aunque el primer paso en una gestión automática de facturas recibidas suele ser el definir un formato y un canal de envío, el segundo suele ser el automatizar la gestión y es ahí donde las reglas de negocios deben ser incluidas. ¿Qué necesidad hay de consultar un pedido con una factura si una máquina puede hacerlo de forma automática? Este es el primer beneficio que se obtiene de incluir las reglas de negocio en el intercambio electrónico de documentos. El primer paso a una gestión eficiente que realmente nos hace ser más competitivos.

Las buenas prácticas en empresas que han automatizado su gestión electrónica indican que publicar las guías con la información específica necesaria es imprescindible para sus proveedores o clientes. En definitiva acelera el ritmo de incorporación de estos en el proyecto y, por lo tanto, acelera el retorno de la inversión (ROI).