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¿Qué es y qué implica la factura electrónica?

La factura en papel es un documento que hace referencia a una transacción comercial entre un comprador y un vendedor. La factura electrónica es la versión digital de las facturas tradicionales, y puede ser generada, transmitida y conservada utilizando medios electrónicos.

La factura electrónica queda definida por los estándares y requisitos establecidos por la agencia tributaria y es funcional y legalmente equivalente a la factura tradicional.

¿Cómo se debe facturar electrónicamente?

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¿Qué implica la facturación electrónica?

Dar el paso a la factura electrónica implica tener en cuenta muchos factores. Algunos de ellos son evidentes y otros se esconden en un proyecto que permite dinamizar la forma de gestionar las facturas y potenciar un eje de la transformación digital de las empresas, el intercambio electrónico seguro de documentos con sus socios de negocio:

1.- Adaptarse a la normativa cambiante

Aunque la factura electrónica tiene validez legal como la factura tradicional, se debe ser consciente de que detrás de esa legalidad siempre hay matices tecnológicos (homologaciones, formatos,…), de procedimiento (activación de su cuenta en, realización de pruebas, posibilidades de archivo...), evolutivos (actualizaciones periódicas, nuevas exigencias…), etc.

Todos estos matices suelen reflejarse en la normativa, lo que implica estar al tanto de cada cambio y de las implicaciones en sus desarrollos. Se necesita un sistema ágil que transforme, la urgencia, para adaptarse a los requisitos, en seguridad, para cumplir en tiempo y forma con los cambios.

2.- El cambio del proceso

La factura es un documento dinamizador y su intercambio resulta imprescindible tanto para la cadena de suministro como para el departamento financiero de las empresas.

Debido a su diverso interés y necesidad según el área de la entidad en la que se utilice, su trato electrónico supone una gran mejora de la gestión y los procesos empresariales.

Normalmente en las empresas el proceso de facturación implica una alta carga de trabajo manual. Si hablamos del envío: impresión o compra de facturas, ensobrado, franqueo, mantenimiento y uso de materiales de impresión (tóner, impresora, papel…), revisión de recepción y gestión de cobros, etc.; en el caso de recepción: manipulado de cartas, distribución interna de las facturas, proceso de aprobación, recepción de llamadas, gestión de fondos en tesorería, gestión del pagos, etc.

La factura electrónica optimiza la gestión de estas tareas llegando a eliminar la mayoría de ellas.

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La correcta gestión del cambio puede perjudicar gravemente a la rentabilidad de su proyecto. Contar con la asesoría de un experto le permitirá adelantarse en la solución de posibles frenos además de ganar rentabilidad aprovechando la experiencia de otros casos.

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3.- Solución tecnológica: completa, global, seguridad…

La factura electrónica está de moda y es normal que aparezcan soluciones en el mercado por todas partes. Algunas con precios ridículos, otros desorbitados. No se engañe, la solución tecnológica es vital para su negocio. Hacer una mala elección le implicará un sobreesfuerzo significativo.

3.1.- Servicio global y adaptable

El servicio de factura electrónica que elija debe de permitir contar con una gestión global y completa en el tratamiento de sus facturas: emisión, recepción, intercambio, integración y archivo. Y, que a su vez, le permita cumplir con los requisitos normativos exigidos, generando una factura con plena validez fiscal y legal.

Su solución debe permitir enviar y recibir sus facturas electrónicas a sus socios sin importan el sector, mercado, tamaño de empresa o país en el que opere.

3.2.- Conectividad y seguridad

Para que las facturas electrónicas sean intercambiadas electrónicamente es necesario que los emisores y los receptores estén conectados a través de canales de comunicación seguros. La solución que escoja debe de poder garantizarle cubrir sus requisitos pero, a la vez, crear un entorno adaptable para cumplir con las necesidades tecnológicas de sus socios de negocio (proveedores, clientes…).

Muchos de sus socios ya contarán con una solución de factura electrónica pero otros muchos necesitarán de alguna alternativa. Facilitar una solución abierta y adaptada a sus necesidades es esencial para la correcta captación de éstos a su proyecto.

Contar con una solución de factura electrónica interoperable es esencial. De nada sirve obligar a sus proveedores o clientes a trabajar con un único operador. A la larga le dará más problemas que ventajas.

3.3.- Servicio versus Desarrollo: Operador de Facturación

Pensar que la factura electrónica es sólo un proyecto tecnológico es lo primero que viene a la cabeza. Partiendo de esta base, muchas empresas emprenden el desarrollo interno de su proyecto.

Antes de avanzar en esta línea es necesario conocer que al igual que ocurre en otros mercados como la telefonía, telecomunicaciones, tarjetas bancarias, etc. crear en la empresa la infraestructura para soportar la puesta en marcha, mantenimiento, evolución y desarrollo de una solución implica mucho más de lo esperado en un primer análisis. Muchas veces es más fácil externalizar el servicio.

Otra alternativa es “alquilar” el uso de la factura electrónica a través de un servicio de un operador de facturación. La tendencia actual se centra en servicios en la nube o SaaS “software as a Service”. Que le permiten agilidad a la vez de continuidad en el sistema a un precio más razonable.

¿Cómo decidir implantar un proyecto de Factura Electrónica o EDI?

Aunque abordar un proyecto de Factura Electrónica o EDI en una compañía es una decisión de negocio y su enfoque parte principalmente de una necesidad o voluntad de mejora del departamento de finanzas, administración, compras, etc., es bueno conocer el transfondo de la elección tecnología para cubrir esta necesidad. Todas las opciones tienen sus ventajas e inconvenientes...consulte el artículo completo

3.4.- Dar respuesta a las dos caras de la factura electrónica: la emisión y recepción

Emitir no es lo mismo que recibir facturas. Muchos servicios se centran en la emisión, desechando la recepción y viceversa. Su servicio debe contar con herramientas para dar, con un sencillo paso, una solución completa a todo el departamento de finanzas, tanto a facturación como a contabilidad, tesorería, etc.

De igual manera, sus socios deben tener alternativas que cubran sus posibles limitaciones tecnológicas para cumplir con sus requisitos de información, gestión y de seguridad.

Su proyecto para las cuentas a cobrar y para las cuentas a pagar

Informar, formar, convencer y ayudar a sus socios de negocio (clientes y proveedores) es una tarea difícil de soportar para muchas empresas. Apoyarse en SERES le permitirá dar respuesta directa a las necesidades internas de sus departamentos de compras y de ventas, facturación, contabilidad, tesorería, etc., a la vez de ofrecer un conjunto de soluciones adaptadas a cada caso.

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4.- Valor añadido: trazabilidad, integración, archivo…

La factura electrónica abre la puerta a su empresa a una mejor gestión gracias a una relación digital. Dar el paso y cumplir con los requisitos y obligaciones es necesario, al igual que beneficiarse de un conjunto de ventajas que le harán ser más productivo y, por lo tanto, más competitivo.

4.1.- Trazabilidad

Con la facturación electrónica podrá conocer en todo momento cuál es el estado de sus facturas lo que le ayudará a aumentar la visibilidad y el control que tiene su negocio sobre las deudas y las cuentas a cobrar. El seguimiento en tiempo real del estado de sus facturas hace posible que las relaciones con sus socios sean más eficientes y que sus previsiones sean mucho más precisas.

La trazabilidad tiene dos ámbitos: el tecnológico, es decir, saber que la factura ha llegado al destinatario, y el de negocio, que permite saber si la información contenida en la factura es fiel al servicio o producto tratado.

4.2.- Integración

La factura electrónica contiene información que suele ser gestionada en sus sistemas de gestión ya sea en recepción (integración) como en emisión (exportación). La inmediatez de un intercambio electrónico le dará visibilidad en vivo del estado de sus cuentas a cobrar y pagar.

Incorporar la factura electrónica implica adaptar sus sistemas para gestionar la información de forma adecuada. La mayoría de los ERPs o software de gestión del mercado permiten una forma sencilla de exportación o importación de la información. Comenzar a trabajar con factura electrónica no debe de ser un trauma para su empresa ni debe de suponer un cambio en la forma de actuar. La integración “no intrusiva”, donde su empresa sólo cambia la emisión de sus facturas pulsando el botón de enviar o recibir, es la clave.

4.3.- Archivo y conservación

Almacenar papel tiene muchas implicaciones, tanto de costes de archivo como de gestión y consulta. La factura electrónica elimina esa situación dado que almacenar y gestionar la información en digital es mucho más barato y accesible. Por lo tanto, con independencia de que la normativa le obligue o no a almacenar sus facturas, la factura electrónica le abre la puerta a conservar las facturas olvidándose de las barreras de los plazos.

Adicionalmente el archivo debe tomar en cuenta que cuando se almacena una factura firmada electrónicamente se debe soportar en el tiempo tanto el almacenamiento como alguna herramienta de validación de firmas electrónicas.

4.4.- Nuevo canal de Comunicación

Empezar a trabajar electrónicamente de forma segura permite crear un nuevo canal de comunicación con sus socios de negocio. Ahí las posibilidades de intercambio de otros documentos electrónicos son infinitas.

Estos documentos pueden ser de estado, por ejemplo, informar sobre el motivo del rechazo de alguna factura, otros documentos previos o posteriores a la factura como contratos, pedidos, órdenes de pago, u otros documentos diferentes como los informes de ventas, de inventario.

4.5.- Automatización de procesos

Cuando la comunicación entre su empresa y sus socios de negocio es electrónica y fluida, la reducción de los errores humanos en el proceso de facturación disminuye drásticamente, lo que permite, a través de sencillas reglas de decisión, rechazar o aceptar facturas automáticamente, sin intervención humana.

4.6.- Interoperabilidad

Hacer llegar sus facturas es tan importante como tener la tecnología necesaria para generarlas o integrarlas en sus sistemas internos. Conectar a todos sus clientes y proveedores para así poder enviarles las facturas electrónicas correspondientes puede parecer una tarea difícil de conseguir, especialmente si su empresa cuenta con una base de socios grande y global. Asegurarse de que la solución que elija le ofrezca interconexión con las principales redes nacionales e internacionales y que le permita trabajar con la mayoría de los países del mundo es esencial para su negocio.

4.7.- Una nueva forma de ver la financiación

La factura electrónica le permite informar del estado de su factura. Gracias a ella, podrá facilitar a su proveedor, una vez conformada la factura recibida, el acceso a “descuentos pronto pago” que permitirán dar liquidez inmediata a su socios de negocio.

Adicionalmente, al ser consciente del estado en vivo de sus deudas a corto plazo, le permitirá ser más rápido en las decisiones de tesorería. Negociar con entidades de crédito sin urgencia le dará la oportunidad de acceder a mejores condiciones financieras.

5.- Soporte a largo plazo. La necesidad de un aliado de confianza

Empezar a utilizar la factura electrónica implica utilizar un nuevo sistema de facturación que acompañará a su empresa durante mucho tiempo. Es necesario contar con un equipo experto de apoyo y soporte de atención tanto de las situaciones cotidianas, su facturación no puede parar, como que le aclare las dudas y aporte mejoras que hagan sus proyectos más rentables.

Los sistemas de factura electrónica deben ser invisibles en su actividad diaria, deben dar respuesta cuando los necesite, por lo que contar con un servicio de alta disponibilidad basado en la experiencia es esencial para no encontrarse con situaciones drásticas en su empresa.

SERES y la Factura Electrónica: Pioneros y especialistas en el intercambio electrónico seguro de documentos

SERES es consciente de que empezar a trabajar de forma electrónica es un paso decisivo pero, a la vez, esconde cierta incertidumbre. Somos pioneros en muchos países en la implantación de estos proyectos lo que nos aporta una visión real, tangible y firme de cómo abordarlos y sacar el máximo provecho. Dedicamos una gran parte de nuestros beneficios exclusivamente en mantener e innovar nuestra tecnología y en confiar y formar personas que llevan poniendo en marcha este tipo de proyectos desde el siglo pasado.

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