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¿Está obligado a utilizar factura electrónica al ser proveedor de la Administración Pública Española?

El 15 de enero de 2015 entró en vigor la Ley 25/2013 que hace obligatoria la factura electrónica en España para todos los proveedores de la Administración y para determinados sectores de actividad.

Obligatoriedad de utilizar factura electrónica (facturae) con el sector público

Los proveedores del sector público están obligados al uso de la factura electrónica en sus relaciones con la Administración. Las AAPP podrán excluir de esta obligación a las facturas inferiores a 5.000 euros.

Destino de envío

Los proveedores deben conectarse con cada uno de los diferentes Puntos Generales de Entrada de Facturas electrónicas (PGEFe) que cada Administración Española decida, ya sea el suyo propio o a uno superior al que tendrá que adherirse.

Para conocer con qué punto de entrada trabaja cada Administración le recomendamos dos opciones, consultar nuestro servicio Directorio de Entidades de Factura Electrónica (DEFE), que le permitirá conocer, tanto para entidades del sector público como privado, los requisitos a cumplir y toda la información necesaria para hacer llegar o recibir las facturas electrónicas, o consultar el directorio de puntos de entrada en la web de FACe donde podrá encontrar información de la mayoría de las entidades públicas.

Hay que tener especial cuidado con la realidad de los puntos de entrada, por ello, SERES en su labor de difusión y ayuda en el cambio ha venido publicando durante el 2015 un conjunto de informes sobre la situación real de los puntos de entrada en cada comunidad, ayuntamiento, etc. de España. Le recomendamos consulte nuestro resumen.

La presentación de facturas electrónicas a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas podrá hacerse a través de interfaces de servicios web que cumplan con las especificaciones normalizadas.

Formato y firma electrónica

El formato estructurado a utilizar debe ser "facturae" en alguna de sus versiones (3.2.1, 3.2, ...). Las facturas deben ir firmadas según la política de firma electrónica conforme a la especificación XMLAdvanced Electronic Signatures (XAdES).

Validación de la información suministrada

Además de la típica información de una factura, es necesario informar obligatoriamente los Código DIR3 - Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas. El código está formado por, como mínimo, tres identificadores correspondientes a la Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora y Órgano proponente al que se dirige la factura.

Para conocer el código de cada factura puede consultarlo en el pliego adjudicado, en cualquier caso, es recomendable solicitar confirmación a su cliente sobre el código a utilizar. Para más información puede consultar la web del Centro de Transferencia Tecnológica CTT.

Con la publicación de la Orden HAP/1650/2015 se establecieron las validaciones a efectuar en fase de anotación en el Registro contable de facturas.

En el proceso de tramitación posterior de la factura cada entidad puede solicitar información adicional (a través de extensiones o ficheros adjuntos) para su correcta gestión interna.

Seguimiento de las facturas

Una vez que la factura electrónica es entregada correctamente en un PGEFe el proveedor recibirá acuse de recibo.

Los PGEFe deberán notificar sobre el estado de la factura recibida al proveedor. Esto permite tener conocimiento en todo momento de la situación de factura desde su recepción en el registro administrativo así como de su evolución posterior (registrada, registrada en registro contable, contabilizada, pagada, rechazada, anulada...).

¿Conozca cómo SERES ha ayudado a las empresas a cumplir la Ley 25/2013?

  CasoExito BT
"En un momento de incertidumbre, ir de la mano de SERES fue un gran acierto".
"Elegimos a SERES para actuar como hub entre BT y las Administraciones Públicas".

 Responsable de Facturación de BT Global Service España

 

Información de interés

SERES es el primer operador de facturación electrónica a las AAPP en España

Desde el pasado 15 de enero de 2015, según la Ley 25/2013, la factura electrónica es obligatoria en España para los proveedores de las Administraciones Públicas, los cuales tienen que enviar sus facturas a través de una gran variedad de puntos generales de entrada. FACe es el punto de entrada de la Administración General del Estado, al que se han adherido miles de Entidades Locales, pero esta no es la situación de...consulte el artículo completo

Conozca como nuestro servicio de facturas electrónicas le permite cumplir con la obligación de factura a las AAPP

Obligatoriedad de utilizar la factura electrónica en el sector privado

Las empresas de determinados sectores estarán obligadas a expedir y remitir facturas electrónicas a particulares o empresas que se lo soliciten, según la Ley 25/2013, bajo pena de multa de hasta 10.000 euros.

Sectores obligados:

  • Financiero (Banca, Seguros, Planes de Pensiones...)
  • Energético (compañías de aguas, gas y eléctricas)
  • Telecomunicaciones
  • Agencias de viajes
  • Servicios de transporte de pasajeros
  • Comercio al por meno


Informe de Puntos Generales de Entrada de Facturas Electrónicas de las AAPP de España 2015

Contexto del informe

Este informe se creó para dar respuesta a la falta de información que tenían los proveedores a la hora de emitir facturas a la Administración.

Desde el 15 de enero a la actualidad, este documento ha pasado por distintas versiones que han ido dando muestra de la evolución de la situación:

En el primer informe se constataba un escenario más complejo que el actual, con la mayoría de las Entidades Locales sin punto de entrada, con la mayoría de las Comunidades Autónomas con punto de entrada en periodo de adaptación y donde la adhesión a FACe empezaba a tener cada vez más peso. Esta versión incluía un análisis detallado de la situación de cada una de las Comunidades Autónomas

En la segunda versión se amplió el análisis a los ayuntamientos de las capitales de Provincias, lo que mostró la proliferación de diversos puntos de entrada en una misma región, donde se veía que los puntos de entrada Autonómicos cogían peso entre sus proveedores directos, y FACe entre los Ayuntamientos.

En la siguiente actualización se incluyó el análisis de las Diputaciones, Cabildos y Consejos Insulares, lo que dio una visión global del escenario de la facturación electrónica en España, se multiplicaron las adhesiones a FACe de Entidades Locales y de Comunidades Autónomas que buscaban ofrecer ambas posibilidades a sus proveedores (consultar esta versión).

Como muestra mostramos la presentación online del Informe (información desactualizada).

Situación Actual

A pesar del gran impulso del Gobierno para unificar en FACe el envío de facturas electrónicas a las Administraciones Públicas todavía hay numerosas entidades que han decidido utilizar como única vía en intercambio su propio punto de entrada. Adicionalmente, algunas de las entidades que han decidido conectar su punto de entrada con FACe cuentan con algunas funcionalidades y particulares que hacen necesario utilizar su punto en vez de FACe.

Por tal situación, SERES recomienda utilizar un servicio intermedio que le permita con un mismo cambio poder olvidarse de las continuas actualizaciones de los difernetes puntos de entrada además reducir el impacto que tienen las particularidades de cada punto.

 

DEFE - Directorio de Entidades con Factura Electrónica

El DEFE permite conocer la información de dónde y cómo hacer llegar las facturas electrónicas a sus clientes, tanto del sector público como del sector privado, permitiendo reducir uno de los principales problemas, el desconocimiento de la existencia de un proyecto de factura electrónica.

Este Directorio contiene toda la información necesaria para poder trabajar con su cliente o proveedor. Cuando emite documentos electrónicos necesita conocer los detalles del buzón electrónico avanzado de su cliente. Cuando reciba, tendrá que informar sobre el suyo.

Conozca más información: Buzón Electrónico Avanzado de SERES

¿Qué información contiene el Buzón Electrónico Avanzado?

  • Identificadores: Códigos que identifican unívocamente al destinatario y su estructura interna.
  • Dirección electrónica: Dirección de conexión (IP de un Web Services, FTP, email, plataforma web, dirección X400...).
  • Origen del tráfico: Emisión, recepción.
  • Tipo y características de los documentos: Facturas, pedidos, contratos, nóminas...
  • Formato/versión: EDI, XML...
  • Reglas de validación específicas: Reglas necesarias para la correcta recepción del documento.

¿Cómo consultarlo?

Para solicitar la consulta al Directorio puede completar el siguiente Formulario indicando la Razón Social y NIF de las entidades a las que quiere hacer llegar sus facturas electrónicas.