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Normativa de Factura Electrónica en España

Desde el año 2003, existe en España y en el conjunto de la Unión Europea un entorno legal y fiscal apto para enviar y recibir facturas electrónicas.

A partir de esa fecha, y aunque en un principio fue impulsada en exclusiva por sectores como el retail y la automoción, numerosas empresas han utilizado la facturación electrónica. Hoy en día en España se intercambian millones de facturas entre empresas de todos los sectores y tamaños.

Desde el 15 de enero de 2015 a raíz de la Ley 25/2013, la factura electrónica empezó a ser obligatoria en España en la relación entre los proveedores y las Administraciones Públicas y, en determinados sectores de especial transcendencia económica, con los clientes (Financiero -banca, seguros, planes de pensiones-, Energético -compañías de aguas, gas y eléctricas-, Telecomunicaciones, Agencias de viajes, Servicios de transporte de pasajeros y Comercio al por menor).

Legislación Europea y Española

Legislación en Europa

  • Directiva 2014/55/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de abril de 2014, relativa a la facturación electrónica en la contratación pública.
    • Fomenta el uso de la facturación electrónica en la contratación pública y eliminar o reducir los obstáculos transfronterizos al comercio derivados de la coexistencia de diferentes requisitos legales y normas técnicas en relación con la facturación electrónica y de su falta de interoperabilidad.
    • En el primer punto del "Artículo 3. Creación de una norma europea", la Comisión pedirá al organismo europeo de normalización pertinente que elabore una norma europea para el modelo de datos semánticos destinado a los elementos esenciales de una factura electrónica («la norma europea sobre facturación electrónica»).

Legislación en España

 Para consultar más normativa consulte la web www.facturae.es

Historia

LA FACTURA TELEMÁTICA

El Real Decreto 80/1996 de 26 de enero completa la regulación de los SIFMT (Sistema de Intercambio de Facturación por Medios Telemáticos). Este Real Decreto dictan las normas de aplicación del sistema de facturación telemática previsto en el artículo 88 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, y desarrollado en el artículo 9 bis del Real decreto 2402/1985, de 18 de diciembre.

IMPULSO DE LA UNIÓN EUROPEA

Desde enero de 2004, a la luz de la nueva normativa comunitaria en la que se define el marco legal para la emisión de facturas a través de medios telemáticos o electrónicos, las empresas disponen de una nueva vía para gestionar el envío de las facturas a sus asociados comerciales.

En el mes de diciembre de 2001 el Consejo de la Unión Europea publicó la Directiva 2001/115/CE, por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE, con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el impuesto sobre el valor añadido (IVA).

En dicho documento se definen dos hitos claves para el desarrollo y aceptación de la factura electrónica en el ámbito europeo:

  • Se autoriza expresamente a que las facturas expedidas sean transmitidas por medios electrónicos (sin necesidad de imprimirlas en ningún momento)
  • Se establece la fecha del 1º de enero de 2004 como la fecha más tardía de entrada en vigor, en todos los estados miembros, de las disposiciones necesarias para dar cumplimiento a lo expresado en dicha directiva.

Niveles a tomar en cuenta

Existen diferentes niveles de normativa dependiendo del ámbito de trabajo de su empresa. Se deberá tomar en cuenta el siguiente escalado de normativas:

COMUNITARIA

Existen dos Directivas Europeas por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica y otra cuyo objeto es simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el impuesto sobre el valor añadido.

NACIONAL

Cada país de la Unión Europea ha establecido por medio de su legislación los mecanismos normativos necesarios para poder trabajar con la facturación electrónica. En España, poseemos el Real Decreto 1496/2003, en Francia el DGI/BOI Nº 136, en Reino unido HMCE Notice 700/63, etc.

SECTORIAL

Cada sector de actividad ha establecido una serie de reglas que facilitan trabajar más coordinadamente y que se adaptan, en mayor o menor medida, a las necesidades concretas del sector de actividad. En este sentido, en el ámbito de la distribución y gran consumo las define AECOC o GS1 Spain (ESPAÑA), en el sector automovilístico está ANFAC, en el sector bancario el CCI (ESPAÑA), etc.

Obligaciones Emisor / Receptor

Obligaciones legales para el expedidor

1. Obtener el consentimiento del receptor de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito.
2. Creación de la factura mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos.
3. Firmar las facturas con firma electrónica reconocida.
4. Remisión telemática.
5. Conservación de copia o matriz de la Factura.
Se entiende por Matriz de una factura (...) un conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas....
6. Contabilización y anotación en registros de IVA.
7. Conservación durante el período de prescripción.
8. Garantía de accesibilidad completa: "acceso completo a datos".

  • visualización.
  • búsqueda selectiva.
  • copia.
  • descarga en línea e impresión.

Todas las fases anteriores pueden ser subcontratadas a un tercero, sin perder su responsabilidad.

Obligaciones legales para el destinatario

1. Recepción de la factura por medios electrónicos.
2. Asegurar la legibilidad en el formato original así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma.
3. Verificación de los contenidos mínimos exigibles.
4. Verificación de la firma electrónica.
5. Conservar los originales firmados. (Puede trasladarlos a papel con PDF417).
6. Contabilización y anotación en registros de IVA.
7. Conservación durante el período de prescripción.
8. Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa:

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