Top EDI

EDICONSEJO: EDI en el sector sanitario, los concursos públicos y los mensajes REQOTE y QUOTES

El sector sanitario, para lograr una mayor eficiencia en los servicios, ha invertido en los últimos años en desarrollar nuevas maneras de dirigir la cadena de suministro. En este sentido se ha apoyado en los sistemas EDI, esenciales en sectores como el retail y la automoción, como mecanismo estándar de transmisión de información y coordinación entre los diferentes intervinientes en el proceso de reaprovisionamiento.

La posibilidad de conseguir datos precisos y pertinentes sobre el movimiento de productos y el uso de los recursos, así como la posibilidad de transmitir dicha información de manera segura, han transformado los sistemas de procesamiento de la información.

La gestión de los documentos comerciales en papel es lenta, costosa y tediosa. Un sistema EDI ofrece a todos los participantes en estas transacciones comerciales del sector salud un instrumento para la transmisión de datos, tanto comerciales como logísticos, usando una estructura de mensajes estándares (UN/EDIFACT) que hace que la información a intercambiar sea reconocible en contenido y estructura, para que las aplicaciones informáticas lo procesen de manera automática y sin errores.

¿Quiénes intervienen en el sector sanitario?

El sector salud aúna en un mismo entorno a fabricantes, proveedores de servicios, laboratorios, mayoristas, farmacias, hospitales, centros sanitarios, personal médico, pacientes... Comprenden el proceso de la compra de suministros farmacéuticos, así como suministros médicos, paramédicos y no médicos (por ejemplo, comida y material de oficina) que normalmente nos encontramos en el mercado sanitario.

Sector sanitario 

Cada día, las entidades del sector sanitario y sus proveedores generan y procesan un importante volumen de documentos. Estos van desde los pedidos u órdenes de compra y facturas hasta catálogos de productos e informes de ventas, que proporcionan el flujo de información fundamental que precede, acompaña y sigue a los bienes físicos en las transacciones comerciales.

Cualquier interrupción en la circulación de bienes físicos o de información suspende el buen funcionamiento de la cadena de suministros, hecho que conlleva sobrecargas costosas y que inevitablemente impactan al personal sanitario y al paciente.

¿Cómo el sector sanitario ha ampliado los mensajes EDI tradicionales?

El sector sanitario presenta un conjunto de mensajes EDI que se pueden clasificar en cuatro categorías diferentes: concursos públicos, datos maestros, transacciones comerciales y planificación e informes.

Los servicios sanitarios públicos cuentan con la necesidad de gestionar electrónicamente los concursos públicos, previo a las transacciones comerciales típicas entre proveedores y los servicios sanitarios; y es, en este ámbito, donde el sector ha impulsado otros mensajes EDI como son la solicitud de oferta (REQOTE) y la oferta (QUOTE).

EDI sector sanitario

Concursos públicos

Ante el escenario de un comprador de asistencia sanitaria que desea consultar a sus proveedores acerca de nuevos productos o servicios, o busca nuevos proveedores para productos y servicios preexistentes, lo normal es que haga pública una "invitación de presupuesto" o que presente un concurso público ante los proveedores potenciales, solicitándoles enviar un presupuesto.

Un comprador del sector salud puede enviar un mensaje de Solicitud de Oferta (REQOTE) a una lista preestablecida de proveedores en el que les invite a presentar presupuestos para el aprovisionamiento de productos o servicios específicos. Los posibles proveedores responden mediante un mensaje de Oferta (QUOTES). El mensaje de Oferta detalla los términos y condiciones para el suministro de los productos y servicios especificados.

La entidad sanitaria solicitará al proveedor de turno información precisa sobre cómo identificar con claridad los productos y servicios, así como los términos y condiciones de aprovisionamiento (plazos de entrega, fichas de producto, precio, presupuesto).

Los posibles proveedores responden con un mensaje de Oferta que detalla los términos y condiciones para el suministro de los productos y servicios especificados.

Finalmente, el proveedor a quien se le adjudica el concurso público, comenzará el intercambio con el servicio de salud basado en los documentos tradicionales EDI: pedido (ORDERS), respuesta de pedido (ORDRSP), aviso de expedición o albarán (DESADV), confirmación de recepción (RECADV)....

EDI sector sanitario Concursos publicos

Ventajas del uso de estos documentos

Las principales ventajas para un comprador de utilizar un sistema EDI para la Solicitud de oferta (REQOTE) y Oferta (QUOTES) son:

  • Identificar a todos los proveedores que cumplen con los requisitos exigidos.
  • Las ofertas de todos los proveedores que cumplan pueden compararse automáticamente para ver cuáles son más competitivos.

Las ventajas por parte del proveedor de utilizar estos mensajes son:

  • Las solicitudes de oferta se pueden consultar más rápidamente.
  • La respuesta se puede genera con mayor celeridad.

Los mensajes REQOTE y QUOTES son el primer paso para crear un contrato entre comprador y proveedor y así realizar un pedido de aprovisionamiento o servicio.