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EDICONSEJOS: Formación Online

El formato estándar que se utiliza en el intercambio electrónico de datos (EDI) para la administración, el comercio y transporte está definido por las Naciones Unidas, y es conocido como UN/EDIFACT. Consiste en un conjunto de normas, directorios y directrices acordadas internacionalmente para un intercambio electrónico de datos estructurado entre sistemas de información computarizados independientes.

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Las reglas son aprobadas por UNECE (Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas) y se publican en el UNTDID (Directorio de Intercambio de Datos Comerciales de las Naciones Unidas).

Dentro de este marco global, se desarrollan adaptaciones concretas para cada país, sector, etc.

Conocer la base del EDI

EDICONSEJO: La preparación para comenzar a usar EDI

Expone los puntos principales que necesita aplicar una empresa para poder comenzar a trabajar con EDI.

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EDICONSEJO: La gestión de remesas de documentos, necesario para optimizar el EDI y la e-FACTURA

La óptima unión entre su ERP o programa de gestión interna con los servicios de envío y recepción es esencial. Este artículo muestra algunas pautas que son necesarias para mantener los altos niveles de calidad necesarios para el intercambio electrónico de documentos.

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EDICONSEJO: Las bases del intercambio de documentos entre el proveedor y su cliente

Conozca la base de los documentos EDI y cómo se sustenta la relación entre el cliente y sus proveedores.

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EDICONSEJO: Las direcciones en los mensajes EDI - Segmentos NAD

Cuando se da el paso al intercambio electrónico de documentos nos damos cuenta de información adicional que no viene en el intercambio actual en papel y que es necesaria para que el destinatario pueda, de una forma automática, preparar su entorno a la mercancía que llegará, a la factura que hay que pagar...

La información de localización que contienen todos los mensajes EDI es necesaria para direccionar el documento tanto de una forma global como de una forma interna en las compañías.

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EDICONSEJO: Códigos GTIN, GLN, EAN, puntos operacionales, estructuras administrativas o cómo identificarse unívocamente online

Una de las grandes bases en la que se sustenta el EDI es la definición y uso de identificadores únicos. Reciben diversas denominaciones, como pueden ser: Códigos EAN, Puntos Operacionales, GLN... cuya esencia más primitiva es que el cliente (emisor) que pide mercancía a un proveedor (receptor) saben, sin lugar a dudas, qué se está solicitando.

Dentro del EDI podemos diferenciar varios tipos de identificadores.

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EDICONSEJO: Cómo el EDI (Intercambio Electrónico de Documentos) le aporta más pruebas para financiar la actividad de su empresa

Muchos de los beneficios que aportan los servicios EDI están ocultos a la mayoría de sus empresas usuarias. Le mostramos cómo aprovechar una característica de nuestra tecnología para intercambiar electrónicamente de forma segura sus documentos, y, en concreto, sus facturas electrónicas emitidas.

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Tipos de documentos EDI

Como ya se ha comentado, el EDI se basa en el intercambio de documentos estandarizados, también conocidos como mensajes EDI. Los siguientes EDICONSEJOS pretenden explicar algunos de los mensajes EDI más utilizados en la relación entre empresas.

ORDERS - Pedido - Purchase order message

Un ORDERS (pedido) es un mensaje que especifica detalles sobre bienes o servicios pedidos bajo condiciones acordadas entre vendedor y comprador. La práctica comercial habitual es que se emita una orden de compra para una determinada expedición, a un determinado lugar y en un momento dado, aunque también es posible un único pedido para diferentes lugares de expedición. Existen pedidos abiertos (seguidos de una posterior orden de entrega) y pedidos urgentes (para ser entregados inmediatamente).

ORDRSP - Respuesta de pedido - Purchase order response message

El ORDRSP (respuesta de pedido) es un mensaje del vendedor al comprador, en respuesta a un mensaje de pedido o de solicitud de cambio en el orden de compra.

Principios del mensaje:

  • El vendedor puede responder a uno o más artículos o servicios de mercancías.
  • La respuesta puede ser para una orden de compra o una solicitud de cambio de orden de compra, acuse de recibo y confirmación de los datos, confirmación de aceptación, propuesta de modificación, notificación de no aceptación para la totalidad o parte del pedido.
  • Puede referirse a artículos o servicios relacionados con bienes de uno o más pedidos, programas de entrega, etc.
  • Para las transacciones transfronterizas puede contener información adicional en las aduanas.
  • Puede contener detalles para el transporte y destino, así como los patrones de entrega del pedido.
  • El pedido puede ser respondido por uno o más mensajes de respuesta, de acuerdo con la práctica empresarial.

DESADV - Albarán/Guía de remisión - Despatch advice message

Un DESADV (albarán o guía de remisión) es un mensaje que especifica detalles sobre bienes enviados o listos para ser enviados con unas condiciones acordadas. Se utilizan como mensaje de "aviso de envío" (Delivery Despatch Advice) o como "aviso de devolución" (Returns Despatch Advice). Habitualmente se utiliza el primer término para referirse a ambos.

La intención del mensaje es informar en detalle sobre el contenido de un envío. Cada mensaje procede necesariamente de un único punto de salida y uno o varios puntos de entrega. En cuanto a la cantidad, puede referirse a diferente tipo de bienes y número. El mensaje puede ser usado tanto para indicar la salida de los bienes a entregar como la salida de bienes que se devuelven.

Permite al receptor:

  1. Saber cuándo ha sido enviado el material o cuándo estará listo para ser enviado.
  2. Tener los detalles precisos del contenido.
  3. Dar los primeros pasos en las aduanas si es un envío transfronterizo.
  4. Permitir el control entre los bienes entregados y la factura de los mismos.

RECADV - Orden de Recepción de Mercancía - Receiving advice message

Un RECADV (confirmación de recepción de mercancía) es un mensaje que notifica si lo recibido se corresponde con lo inicialmente pedido, de modo que permite la visibilidad de discrepancias y anticipación de rechazos o aceptaciones de mercancía para agilizar el proceso. Cuando la mercancía es verificada y se realiza el ajuste de discrepancias se puede comenzar a generar la factura con la certeza de que no tendrá que ser modificada.

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INVOIC - Factura - Invoice message

Un INVOIC (factura) es el mensaje electrónico que documenta un pago por bienes o servicios suministrados bajo condiciones acordadas entre vendedor y comprador. Sirve también como especificación de: Nota de Débito o Nota de Crédito. Incluye información del bien o servicio suministrado, información de los términos del pago, información aduanera si es una transacción transfronteriza, el número de albarán o guía de remisión, el número de pedido, etc.

GENRAL - Documento de texto libre - General purpose message

Un GENRAL (documento de texto libre) es el mensaje electrónico utilizado para enviar, recibir o dejar constancia de información útil para la gestión entre proveedores y clientes, como puede ser conocer los motivos de rechazo de facturas o informar de la apertura de nuevos centros notificando al proveedor los datos necesarios para completar su posterior factura (código EAN del centro, dirección, etc.), su ausencia suele implicar una "aceptación" en cuanto a la validación de la factura.

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SLSRPT - Informe de ventas - Sales data report message

Un SLSRPT (informe de ventas) es un mensaje que permite tener visibilidad de las ventas que realiza cada cliente y en cada punto de venta. Se envía desde el cliente al proveedor e intercambia información de ventas actualizada poniéndola en relación con los productos o servicios suministrados, incluyendo las correspondientes fechas, periodos, identificadores del producto, precios, cantidades y destinos.

Se utiliza para optimización logística, planificación y gestión comercial, cálculo financiero...

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INVRPT - Informe de inventario - Inventory report message

Un INVRPT (informe de inventario) es un mensaje que permite conocer la situación de su mercancía en las instalaciones de sus clientes. Se trata de un documento que se envía desde el cliente al proveedor. Cuando existe un operador logístico intermedio que almacena la mercancía, el mensaje puede ser enviado desde éste al proveedor. Los beneficios de este documento pueden ser aprovechados directamente por diferentes áreas de su negocio.

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PRICAT - Catálogo de productos - Price/sales catalogue message

Un PRICAT (catálogo de productos) es un mensaje que informa del listado detallado de productos que una empresa ofrece para su venta. Esta información es viva, por lo que debe estar actualizado siempre en su última versión para una correcta gestión. El fabricante es quien añade la información, y lo utiliza para que sus clientes tengan actualizado el catálogo, los detalles de los productos y conozcan los nuevos. El distribuidor lo utiliza para cumplir con las normativas de etiquetado, para cálculos de pedido y para informar a sus clientes previamente a la compra.

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COACSU - Relación de entregas - Commercial account summary message

Un COACSU (relación de entregas) es un mensaje que recopila las entregas individuales que el proveedor realiza a uno o varios distribuidores en un período de tiempo determinado. Su uso más común se encuentra aplicado a las facturas, funcionando como recopilatorio de un conjunto de facturas emitidas (comerciales, notas de cargo, notas de abono, rectificativas, recapitulativas, etc.).

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REMADV - Aviso de liquidación - Remittance advice message

Un REMADV (aviso de liquidación) es un mensaje comunicado entre el comprador y el proveedor que proporciona una contabilidad detallada sobre un pago de un bien o servicio, en una fecha determinada. Permite saber que se va a realizar el pago, pudiendo hacer referencia a una transacción o a varias.

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RETANN - Aviso de devolución - Annoucement of returns message

El RETANN (aviso de devolución) es un documento que el cliente envía al proveedor para notificar la intención de devolver la mercancía, la escasez de suministro o una discrepancia en el precio o en el descuento. Es decir, el RETANN es un tipo de mensaje EDI que simplemente avisa al proveedor para que éste tome las medidas pertinentes.

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RETINS - Remito de devolución - Instruction for returns message

El RETINS (remito de devolución) es mensaje que el proveedor envía al cliente a modo de respuesta del aviso de devolución (RETANN). Incluye las indicaciones y procedimientos a seguir para hacer la devolución. 

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REQOTE - Solicitud de oferta - Request for quote message

El REQOTE (solicitud de oferta) es un mensaje que proporciona a los compradores potenciales información acerca del precio, calendario de entrega y otras condiciones de los bienes servicios ofrecidos por el proveedor.

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QUOTES - Oferta - Quote message

Un QUOTE (oferta) es un mensaje que sirve para detallar los términos y condiciones para el suministro de los productos o servicios especificados que proveedor ofrece al cliente.

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Conectividad EDI

RVA - Redes de Valor Añadido

Las Redes de Valor Añadido o Agregado (RVA), VAN - Value Aggregate Network, son puntos de conexión que permiten acceder a un gran número de empresas que trabajan con EDI de forma colaborativa.

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AS2

AS2 (Applicability Statement 2) es un protocolo de intercambio seguro de conexión punto a punto.

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EDI por sectores de uso

Cada vez son más las empresas que exigen el uso del Intercambio Electrónico de Documentos. El retail, la automoción, el sanitario... demandan el EDI para cumplir con su necesidad de tener un intercambio de documentos ágil, rápido, seguro y fiable para el correcto desarrollo de sus negocios.

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EDI en el sector Retail

Discrepancias y devoluciones en la compra de mercancías. Los mensajes RETTAN y RETINS

La distribución de los productos hace necesario el intercambio de una gran variedad de documentos (pedidos, confirmación de pedidos, despacho de mercancías, facturas…) entre los diferentes participantes del sector retail. Ante esta situación, el uso de los sistemas EDI se ha generalizado entre los minoristas, convirtiéndose no sólo en uno de los sectores que antes comenzó a usar estos sistemas sino también en el sector que más utiliza el Intercambio Electrónico de Documentos.

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EDI en el sector Sanitario/Salud

Los concursos públicos y los mensajes REQOTE y QUOTES

El sector sanitario, para lograr una mayor eficiencia en los servicios, ha invertido en los últimos años en desarrollar nuevas maneras de dirigir la cadena de suministro. En este sentido se ha apoyado en los sistemas EDI, como mecanismo estándar de transmisión de información y coordinación entre los diferentes intervinientes en el proceso de reaprovisionamiento.

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EDI en el sector Logístico y Transporte

La figura del transportista en el EDI y los mensajes INSDES y OSTRPT

Además de la relación de negocio (compra-venta) entre un proveedor y su cliente, gran parte de los proyectos EDI cuenta con la participación de una empresa de transporte o logística que envía la mercancía hasta el destino definido. Con este tercer actor se intercambia una información adicional.

Nos centramos en un entorno donde interviene un operador logístico que actúa únicamente como transportista, para conocer los mensajes específicos que se intercambian en este contexto, donde destaca la “instrucción” y la “situación” de despacho.

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La figura del operador logístico en el EDI y el valor de los mensajes INVRPT (Inventory Report) y PRICAT (Price/Sales Catalogue)

La automatización de la comunicación entre una empresa, que es proveedora de mercancía, y su operador logístico, que almacena y entrega la mercancía, permite allanar la relación entre ambos, lo que se transforma en una relación más cercana que hace más eficiente y rentable.

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