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Sectores de uso: Retail, automoción, sanidad...

El Intercambio Electrónico de Datos se está convirtiendo en una solución esencial para las empresas debido a que genera gran cantidad de beneficios, mejora la competitividad y potencia la eficiencia de los negocios.

Cada vez son más las empresas que exigen este tipo de servicios. Sectores como el Retail, la automoción y el sanitario demandan el EDI para cumplir con su necesidad de tener un intercambio de documentos ágil, rápido, seguro y fiable para el correcto desarrollo de sus negocios.

¿Dónde es necesario utilizarlo?

Sector Retail

El sector Retail, formado por supermercados, grandes tiendas, perfumerías, ferreterías, entre otros, es el sector que más utiliza el Intercambio Electrónico de Datos. Este sector se caracteriza por ser muy competitivo, por lo que mejorar el margen es clave. El uso del EDI en el sector Retail permite a las empresas obtener unos precios de venta finales bajos sin reducir su margen, ya que el trato electrónico de los documentos proporciona un ahorro considerable en los costes que se soportan.

Sector Automoción

El sector de la automoción es otro de los sectores que más tiempo lleva funcionando con EDI. De hecho, la mayoría de fabricantes y proveedores de primer nivel usan este tipo de servicios EDI debido al gran valor que aportan en la automatización de procesos y en la integración de la información de los documentos en los sistemas internos de las compañías.

Sector Sanitario y Salud

El sector sanitario lleva años realizando grandes esfuerzos para sumarse a este tipo de intercambio. Este sector se caracteriza por su heterogeneidad en la cadena de suministros ya que en ella participan muchos actores diferentes y existen multitud de productos distintos. Los servicios EDI permiten que la comunicación entre los participantes del sector sanitario sea más fluida, al mismo tiempo que simplifica los procedimientos, asegura la confidencialidad de los pacientes y reduce los errores, que en este caso incluso pueden poner en riesgo la salud de los pacientes.

Otros sectores

Se pueden destacar otros muchos sectores que están alrededor de los sectores anteriores como es el caso del sector de los operadores logísticos y transportes, esencial para el intercambio de mercancía, o las centrales de compras, donde además de la relación con sus proveedores es necesaria una gestión ágil con sus asociados. Adicionalmente, hay algunos sectores como el Bancario, Oil&Gas, Defensa, etc. donde también se utiliza en menor medida.

 

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Uso por departamentos

Por otra parte, el tamaño de su empresa también influye en su decisión. Una empresa grande que en su día a día intercambia un gran volumen de documentos con múltiples empresas, sectores y países puede verse muy beneficiada al implementar el EDI. La trazabilidad y la conexión que aporta el trabajar con un servicio EDI permiten a las empresas beneficiarse de una mayor agilidad y eficiencia en sus departamentos, ampliando la capacidad de respuesta de la empresa y reduciendo los costes y tiempos empleados. Esto genera una fuente muy valiosa de información para la toma de decisiones empresariales.

A su vez, las empresas de tamaño más reducido, en su afán de adaptarse en un mercado muy cambiante y competitivo necesitan contar con estrategias enfocadas a crear ventajas competitivas que les suponga una fuente de beneficios a largo plazo. El uso del EDI, en este sentido, aparte de un ahorro económico y de papel supone para las PYMES otros muchos más beneficios como la automatización de los procesos, la eliminación de los errores y tareas, la facilidad de consulta y la mejora en la gestión de los documentos, etc.

Adicionalmente, es importante tener en cuenta que cada uno de los departamentos de una empresa usa unos documentos específicos según su actividad. No es lo mismo un departamento financiero que un departamento logístico, de ventas, tecnológico, etc.

Finanzas: Departamentos de facturación, contabilidad y tesorería

La automatización que se genera con el intercambio electrónico permite reducir el número de tareas a realizar, por lo que supondrá un ahorro considerable de tiempo, costes y recursos. Además, la trazabilidad que aporta el intercambio electrónico permite a los responsables de facturación revisar de forma inmediata las facturas y automatizar el proceso de pago. Con lo que se consigue un mayor control de las deudas y cuentas a cobrar.

Departamento de compras

El uso de un EDI también es utilizado en el departamento de compras puesto que permite alcanzar una mejora en la gestión de la mercancía. El intercambio de documentos como el informe de inventario ayuda a las empresas a conocer con mayor exactitud su stock y da una visión en tiempo real de la mercancía de la empresa. De esta manera, el EDI permite a las empresas ser más eficientes al prever y planificar su demanda con mayor exactitud.

Departamento de ventas

El EDI aporta importantes mejoras en la gestión de las ventas. El intercambio de ciertos documentos tales como el informe de ventas ayuda a planificar la producción, permite conocer de primera mano las ventas del equipo comercial y genera un dibujo geográfico de quién vende más y dónde las campañas realizadas han tenido un mayor impacto; de tal manera que se consigue una mayor visibilidad de las tendencias de consumo en el mercado.

Departamento tecnológico

¿Cómo afecta el EDI al departamento tecnológico? La tecnología que implica el intercambio electrónico de documentos no es estática sino que cambia con frecuencia. Cada emisor y receptor tiene sus particularidades y necesidades por lo que la adaptación es continua. Contar con un servicio que le proporcione un interface no intrusivo de integración con todos los sistemas de gestión (ERP como SAP, Dynamics, Oracle, SAGE...) sin que le suponga un problema es la mejor opción. Así podrá generar el documento que quiera (pedido, albarán, contratos, facturas, movimientos bancarios...), en el formato que quiera (facturae, edifact, ubl, pdf firmado, pdf con marcas gráficas 417, PDF personalizado por cliente, etiquetas logísticas...), en la versión que quiera, con firma electrónica (pdf sign, XADES, etc.) o no, con las particularidades de cada sector y cada cliente y a través del canal de comunicación que se quiera (redes VAN, AS2, ftp, VPN, email, Webservices...) sin que le resulte un problema. Asimismo, una vez implantado el intercambio electrónico en su empresa, la necesidad de digitalizar los documentos ya no es necesaria puesto que dichos documentos ya son generados y recibidos en formato digital.

 

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