Top EDI

¿Qué es y qué se necesita para el EDI o Intercambio Electrónico de Documentos?

El Intercambio Electrónico de Datos, también conocido como EDI, es un sistema de comunicación que permite el envío y la recepción de documentos electrónicos en un formato normalizado entre los sistemas informáticos de quienes intervienen en una relación comercial.

El modelo de trabajo EDI implica la realización de acciones comerciales sin papeles, de forma electrónica, mediante una estructura específica y sobre un estándar internacional.

En el día a día de una empresa existe multitud de información que debe de ser intercambiada como consecuencia de su actividad. Gracias al EDI, documentos como los pedidos, las guías de remisión o albaranes, las facturas, los inventarios, etc. pueden ser intercambiados electrónicamente a través de un lenguaje común. De hecho, el mundo del Intercambio Electrónico de Documentos ha evolucionado tanto en las últimas décadas que cada vez son más los formatos, documentos, estándares y protocolos que son compatibles en este sistema de comunicación.

La cadena de suministro

El EDI ha tenido una gran implantación en sectores donde la cadena de suministro es esencial para su actividad. De ahí que cuando se habla de EDI se haga referencia al intercambio de los documentos imprescindibles dentro de una relación comercial: el pedido, la guía de remisión o albarán, la confirmación de recepción de mercancía y la factura.

SERES EDIBaseCadenaSuministro

Un elemento en la transformación digital de las empresas

El día a día de una compañía implica el intercambio de una gran cantidad de documentos en diferentes formatos (papel y electrónico) y canales (fax, email, postal, etc.). Cada departamento o unidad en la entidad tiene interés en unos documentos concretos, por ejemplo, la factura para finanzas, la guía de remisión para el almacén, el pedido para compras...

SERES UnaEmpresaSinEDI

Mejora en la relación de su empresa con sus socios de negocio

El Intercambio Electrónico de Documentos no debe de ser visto sólo como un proyecto, sino como una estrategia a largo plazo que beneficiará a su empresa y que le permitirá:

  • Mejorar la comunicación con sus clientes y proveedores: Aumenta la colaboración y relación clientes/proveedores.
  • Acortar su cadena de suministro.
    • Enviar y recibir información con gran exactitud.
    • Mejorar la Información oportuna (visibilidad de la demanda, situación de stocks, avisos de entregas,...).
    • Mayor rapidez (acortar ciclo de pedido, sincronización,...).
  • Mejorar el seguimiento de sus transacciones.
  • Disminuir errores y costos administrativos de tratamiento de la información, así como de costos de archivo y extravíos de documentación.
  • Reducción del capital circulante: stocks, cuentas a cobrar, costes de los procesos de información.

A través del uso del EDI, su entidad recibe la información de los documentos en los sistemas de internos de su entidad o ERPs donde podrá ser tratada de forma automática. De esta manera, con la información de la orden de recepción de mercancía sabrá que deberá recibir una factura con las cantidades recibidas en vez de las pedidas en primera instancia. Este proceso automatizado permite rechazar facturas recibidas sin necesidad de que alguien las consulte, es decir, si las cantidades no son correctas se rechaza, informando de esta situación.

SERES UnaEmpresaConEDI

El uso del EDI como estrategia le permite potenciar su competitividad dado que se optimizan procesos y a la vez se reducen costes.

Toma de decisiones avanzada

De esta manera, su empresa deja de lado las limitaciones de la multigestión de documentos y se centra en el tratamiento y uso interno de la información. El EDI, en esta fase, le permitirá conocer en vivo cuánta mercancía está pendiente de recibir, qué cantidad de productos debe comprar para que no falten... En cuanto al ámbito financiero sabrá inmediatamente cuántas facturas tiene por pagar y cobrar, lo que le permitirá gestionar de una forma más ágil su decisiones de tesorería, al igual que, sabiendo el estado de las facturas recibidas, proponer descuentos de pronto pago que faciliten su financiación fuera de los canales crediticios tradicionales.

Internacionalización

El EDI es un estándar mundial lo que le permitirá, con un sólo cambio, ser capaz de intercambiar documentos con sus socios internacionales.

¿Qué necesita para el EDI?

El EDI basa su desarrollo en varias partes que tienen mayor o menor importancia dependiendo del país de implantación. Como norma general es necesario tener un software/servicio que permita traducir el estándar al lenguaje de cada entidad, por otro lado, formar parte de la red global EDI mediante una identificación unívoca y, finalmente, utilizar el estándar EDI.

SERES QueNecesitaUnaEmpresaParaEDIGeneral