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e-Archivo: Custodia Electrónica

e-Archivo es un servicio SaaS (Software as a Service) para la guarda y custodia de documentos electrónicos.

Es el complemento perfecto de nuestros servicios de intercambio dado que permite, en un mismo lugar, almacenar por medios electrónicos los documentos que circulan por su empresa así como los intercambiados con sus socios de negocio (proveedores, clientes, etc.).

Nuestro servicio, que puede utilizarse como archivo principal o de respaldo, le permite:

  • Buscar, acceder y consultar los documentos almacenados.
  • Acceso online (sólo es necesario tener conexión con Internet y permisos de acceso).
  • Gestionar diferentes permisos por tipo de usuario.
  • Incorporar documentos en papel, en relación con nuestro servicio de Digitalización de documentos.
  • Integrar los documentos almacenados con su Gestor de Contenidos.
  • Incorporar el acceso en su Intranet y adaptar la imagen con su logo y colores corporativos.
  • Cumplir con la normativa de almacenamiento de facturas electrónicas.

Algunas de las ventajas que aporta son:

  • Permite que el acceso sea independiente del lugar.
  • Poder realizar consultas por varios usuarios al mismo tiempo sin esperas.
  • Importante reducción de espacio físico de almacenamiento.
  • Facilita la búsqueda de información y de documentos.
  • Se evita el deterioro y la perdida de los originales.
  • Centralización de la seguridad de acceso y consulta, incluso parametrizado por permisos.
  • Mayor certeza en el almacenamiento del documento original o con valor legal. 
  • Permite obtener una visión global e histórica de los documentos gestionados.
  • Permite tener más información para la mejora y optimización de procesos en la gestión interna de documentos.

Archivo para facturas electrónicas

La normativa establece que las facturas electrónicas deben ser almacenadas y, en caso de inspección, facilitar el acceso completo a los datos. Nuestro servicio le aporta todas las funcionalidades necesarias (descargar en línea, impresión PDF417, etc.) para una gestión propia de sus e-facturas.

De acuerdo con la normativa vigente (Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre) nuestro servicio conserva las facturas electrónicas en su formato original, garantizando “un acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración Tributaria ante de cualquier solicitud de la misma y sin demora justificable”.

Nuestro servicio almacena:

  • Las facturas intercambiadas, prolongando la custodia como mínimo hasta la prescripción del IVA.
  • Los datos asociados a la factura (firma y certificado) en su formato original, así como los justificantes de la validación de la factura que permitan demostrar en cualquier momento que se realizó una correcta comprobación de la firma y del estado de validez del certificado en el momento de la recepción de la factura.
  • Los ficheros adjuntos relacionados.
  • El histórico de los estados asociados a la factura.

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