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Reglas a tener en cuenta en un proyecto de digitalización de documentos

La gestión del papel ha sido tradicionalmente una fuente de problemas por la propia naturaleza física de los documentos. La importancia de conservarlos en el tiempo, su clasificación, catalogación, indexación o la facilidad de ser consultados son factores fundamentales que se han resuelto gracias a la archivística en un mundo donde imperaba el papel y lo electrónico era cosa del futuro.

La convivencia del papel con lo electrónico es el paradigma actual y aquí la aportación de la digitalización ha sido clave. Esta etapa de cambio implica un doble esfuerzo. Por un lado, tenemos que convivir con nuestros frenos internos a migrar del mundo físico al online y, por otro, con la rutina diaria de las entidades y personas con la que nos relacionamos y que, en la mayoría de los casos, suelen tener diferente interés y velocidad por hacer desaparecer el papel en su día a día. La digitalización permite solucionar parte del problema, pero no ofrece una eficiencia total.

La digitalización es una herramienta que mejora procesos, que actúa como híbrido entre la gestión papel y lo electrónico; no nos referimos aquí al concepto de digitalización como modernización tecnológica, sino a la herramienta que facilita la gestión de documentos para su integración o simple almacenamiento en los sistemas informáticos.

¿Qué te permite? La digitalización consigue aportar “inteligencia” en procesos rutinarios, utilizando reglas que reducen errores. Pongamos el ejemplo de las matrículas en los coches, que son códigos alfanuméricos que contienen una información muy estandarizada. Una máquina que escanee ese objeto elimina la posibilidad del error humano. Pero el verdadero valor no se queda ahí, aparece si lo mezclamos con una base de datos de información que nos permitirá detectar si es robado o si está al corriente de pagos con la Administración.

Otro ejemplo son las cartas, donde se puede dar el caso, cada vez menos frecuente, de que la dirección vaya escrita a mano. El proceso comprobará que la información es correcta, completará campos ausentes o equivocados, y la clasificará de forma automática. Es un proceso que mejora cada día y evita contar con la supervisión de una persona (cuando sea necesario).

En el caso del escaneo de documentos antiguos, una única digitalización evitará tener que manipular el documento original, preveniendo su deterioro y facilitando su consulta de forma remota y sin necesidad de poner en riesgo su integridad.

Pero no todos los casos son iguales. En un proceso de digitalización de documentos comerciales, donde la información contenida en ellos es variada, se deben valorar otras cuestiones:

Regla 1: Digitalizar puede implicar no eliminar el papel. Gestionar, consultar y manipular un archivo físico tiene muchas más implicaciones que las aparentes. Digitalizar esos documentos, al igual que el caso de los archivos antiguos, permite disponer de un archivo online de consulta inmediata y directa. Pero, ¿sería posible eliminar el archivo físico y así reducir el coste de su almacenamiento? En 2007, la Agencia Tributaria española puso en marcha un proyecto de digitalización certificada de facturas, donde los proveedores debían estar homologados para su escaneo y así poder eliminar el original en papel. Desde el punto de vista tributario y fiscal la eliminación completa del papel pasó a ser factible, y el documento ya podía ser utilizado como prueba en un juicio, como justificante de alguna subvención, etc. Aunque la normativa tributaria permite su eliminación, no siempre todos los organismos nacionales o internacionales asimilan y valoran este proceso como válido.

Regla 2: La obtención de la información en el escaneo no es 100% fiable. Existe una gran variedad de documentos donde no sólo es necesario escanear su imagen sino que se requiere obtener la información que contiene dentro para su tratamiento informático. En la mayoría de los casos, los datos de cada pedido, albarán, factura, contrato, etc., se organizan al antojo del emisor. Esta simple realidad implica que para tratar un documento en papel de forma automática se necesite un proceso de reconocimiento de caracteres (OCR). Pero, ¿existen sistemas que aseguren que lo que aparece en la hoja es lo mismo que se procesa? Aunque cada vez son más inteligentes y aprenden de cada escaneo, es difícil asegurarlo, es por ello que estos procesos requieren emplear recursos humanos en su supervisión. Una variable que puede afectar significativamente a la rentabilidad del proyecto.

Regla 3: El pez que se muerde la cola. Vivimos en un mundo donde las nuevas tecnologías han reducido drásticamente el intercambio de documentos en papel. Pero seguimos teniendo la necesidad y la obligación de utilizarlos cada día. Digitalizarlos es una opción que nos permite su incorporación al flujo de documentos que recibimos de forma electrónica. Pero, ¿hasta cuando es rentable soportar esta dualidad? Poner en marcha un proyecto de digitalización es algo que sólo depende de su propio entorno, por lo tanto es complicado responder. Sin embargo, muchos proyectos que empezaron a digitalizar pero continuaban recibiendo papel, fracasaron. La digitalización es muy útil para un documento estándar, un trámite determinado, concreto, depurado o rutinario; pero su uso puede saturar si no se da el salto al intercambio electrónico de información. Cuanto más crezca una empresa y más documentos se tramiten, más caro saldrá el proceso e irá perdiendo rentabilidad. El uso del servicio a largo plazo supone, por lo tanto, un coste de recursos -carga de trabajo continuada y necesidad de formación-, y un coste económico -necesidad de licencias, máquinas, coste por servicio externo, etc-.

En definitiva, un proyecto de digitalización debe ser concebido como temporal, en el intercambio electrónico de documentos mercantiles la digitalización debe ser un servicio acotado, con fecha de inicio y de fin; paliativo, que permita optimizar la gestión del archivo físico trasladándolo a un entorno electrónico y eliminando sus barreras; y complementario, ya que debe ser parte de un proyecto de mayor envergadura que implique el fomento del uso del intercambio electrónico donde la información ya esté preparada para su integración en los sistemas informáticos.

La factura es un proyecto característico de digitalización y son muchas las posibilidades de llevarlo a cabo, como nos muestra este vídeo. La solución definitiva reside en sacar el máximo provecho de cada tecnología sin olvidar que el salto a la gestión íntegramente electrónica será el objetivo final.